Project Control Regisseur

Dit ga je doen:

EuropAI zoekt per direct een ervaren Project Control Regisseur ter versterking van het programmamanagementteam. Je draagt bij aan de integrale aansturing en borging van uitvoering binnen tijd, budget, kwaliteit en scope, binnen het kader van Europese contracten en subsidies.

Je bewaakt de samenhang tussen werkpakketten, projecten en programmadoelen, richt governance- en rapportagestructuren in en levert bestuurlijke ondersteuning en advies met oog voor compliance en verantwoording richting Europese partners.

• Programmabeheersing: opzetten en onderhouden van een integraal overzicht van mijlpalen, deliverables, afhankelijkheden en risico’s; periodiek actualiseren van voortgangsinformatie; vroegtijdig signaleren van afwijkingen en adviseren over passende beheersmaatregelen.
• Subsidie- en verantwoordingscoördinatie: coördineren van de voorbereiding van voortgangsrapportages, deliverables en overige verantwoordingsproducten voor Europese programmaorganisaties; bewaken van deadlines, rapportageverplichtingen, milestones en contractuele afspraken; ondersteunen bij audits en reviews.
• Stakeholder- en consortiummanagement: faciliteren en ondersteunen van afstemming tussen consortiumleden, nationale projectorganisaties en andere stakeholders; vastleggen en opvolgen van acties, besluiten en afhankelijkheden; bevorderen van effectieve internationale samenwerking.
• Bestuurlijke ondersteuning: opstellen en voorbereiden van besluitvormingsdocumenten, voortgangsrapportages, risicoanalyses en managementinformatie; adviseren over de impact van strategische keuzes op uitvoering binnen het Europese subsidiekader.
• Communicatie en outreach: inhoudelijk bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor externe relaties (workshops, roadshows, webinars, ondersteuningsproducten) in nauwe afstemming met communicatie- en ondersteuningsteams.
• Operationeel: deelnemen aan relevante overlegorganen; bijdragen aan werkzaamheden van het projectmanagementteam; zelfstandig plannen en uitvoeren van taken; inzetbaar ter ondersteuning van WP4 (outreach en samenwerking met andere CSA’s).

• Programmabeheersing en governance: een actueel integraal overzicht van programmamijlpalen, deliverables, afhankelijkheden en risico’s; continue programmasturing en heldere voortgangsinformatie; tijdige afwijkingssignalering met concreet beheersadvies.
• Subsidie- en programmaverantwoording: gecoördineerde voortgangsrapportages en verantwoordingsproducten conform Europese eisen; bewaking van rapportageverplichtingen en contractafspraken; ondersteuning bij verantwoordingsmomenten en audits.
• Stakeholder- en consortiummanagement: georganiseerde en gedocumenteerde afstemming tussen deelnemers; vastgelegde opvolging van acties en besluiten; verbeterde samenwerking tussen deelnemende landen en organisaties.
• Bestuurlijke ondersteuning: onderbouwde besluitvormingsdocumenten, risicoanalyses en managementinformatie die de opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep ondersteunen.
• Overdracht: alle relevante documentatie, beheersinformatie en overdrachtsproducten beschikbaar en overgedragen aan opdrachtgever en beheerorganisatie.

• Governance-, rapportage- en beheersingsprocessen zijn ingericht en worden consequent uitgevoerd.
• Programmarapportages, deliverables en verantwoordingsproducten zijn tijdig en conform Europese richtlijnen opgeleverd.
• Risico’s, afhankelijkheden en voortgang worden structureel gemonitord en gerapporteerd.
• Relevante documentatie en overdrachtsproducten zijn volledig beschikbaar gesteld.
• Succes wordt beoordeeld op tijdige en kwalitatieve oplevering, effectieve internationale samenwerking, kwaliteit van programmasturing en naleving van relevante wet- en regelgeving.

• Opleidingsniveau: WO werk- en denkniveau.
• Ervaring: aantoonbare ervaring in EU-projectvoering of programmacoördinatie op coördinator-, werkpakket- of taakniveau; ruime ervaring in internationale projectomgevingen; vertrouwd met Europese subsidieprogramma’s, governance-structuren en rapportageverplichtingen.
• Vakinhoudelijke expertise: expertise in governance, project control en…