Executive Assistant

Overview

Als Executive Assistant ondersteun je de directie (en in het bijzonder de CEO) waar nodig is. Je hebt een belangrijke rol bij het optimaliseren van het rendement van de directie en zorgt er dagelijks voor dat de directie sneller en beter functioneert. Aan de ene kant door secretariële ondersteuning, aan de andere kant door het voorbereiden en overpakken van werk. We zijn op zoek naar een collega die tussen de 32 en 40 uur per week beschikbaar is.

Copaco – passen wij bij jou?

Wij zijn een ICT-groothandel in de Benelux met ons hoofdkantoor in Eindhoven. Je voelt bij ons Brabantse nuchterheid zodra je voet zet binnen ons kantoor. We zijn een familiebedrijf waarbij wij de aandacht voor onze ruim 500 collega’s belangrijk vinden. We werken hard om onze resultaten te behalen, maar we vieren onze successen dan ook net zo hard. Er hangt een informele en dynamische sfeer binnen ons bedrijf.

We houden van persoonlijk en gemakkelijk. Er is bij ons voldoende ruimte om te werken aan je persoonlijke ontwikkeling. Een goede balans tussen werk en privé staat bij ons hoog in het vaandel.

Wat ga je doen?

• Je verricht voorbereidende werkzaamheden, dusdanig dat de directie efficiënt en effectief haar werkzaamheden kan verrichten. Bijvoorbeeld controle van juridische stukken, contracten, business cases en rapportages;

• Je organiseert en bereidt vergaderingen, gesprekken en bijeenkomsten voor;

• Je draagt zorg voor een adequaat complex agendabeheer;

• Je pikt belangrijke signalen op, zowel in- als extern, je communiceert op correcte wijze en onderneemt daar waar mogelijk zelfstandig actie;

• Je coördineert in- en uitgaande telefoongesprekken;

• Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie (vooral e-mail);

• Je bent een uitstekende gastvrouw/gastheer en ontvangt bezoekers voor de directie op correcte wijze;

• Je notuleert, stelt actielijsten samen en bewaakt dat acties tijdig door verantwoordelijke personen worden genomen;

• Je vervult een vertrouwensfunctie, waarbij discretie en tact vereisten zijn;

• En verder alle voorkomende werkzaamheden behorende bij de functie.

Wie ben jij?

Als Executive Assistant ben je een stabiele constante factor die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je weet de juiste balans te vinden tussen zelfstandig optreden en overleg. Je bent gewend om mee- en vooruit te denken en initiatieven te ontplooien daar waar mogelijk. Je bent een echte aanpakker met een no-nonsense mentaliteit, discreet en dienstverlenend ingesteld. Je bewaart het overzicht, weet snel te schakelen, stelt prioriteiten en bent in staat de zakelijke en menselijke belangen van de organisatie in te schatten.

Je bent prettig assertief, integer, commercieel ingesteld, secuur, stressbestendig, representatief en accuraat. Je voelt je thuis in een gemotiveerd en gedreven team en bent betrokken bij de organisatie.

Wat neem je nog meer mee?

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en een afgeronde hbo opleiding;

• Een representatieve en enthousiaste uitstraling;

• Relevante werkervaring, bij voorkeur bij een grote(re) commerciële (handels) organisatie;

• Ervaring in het lezen en op juiste wijze interpreteren van (juridische) documenten en contracten is hierbij een pre;

• Affiniteit met een commerciële en snelle organisatie;

• Cijfermatig inzicht en analytisch vermogen;

• Je bent in staat MT-leden voor je te winnen;

• Uitstekende kennis van Word en Excel;

• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal perfect in woord en geschrift.

Wat mag je naast deze leuke baan nog meer van ons verwachten?

• Een afwisselende positie in een leuk en dynamisch team;

• Een marktconform salaris aangevuld met goede secundaire arbeidsvoorwaarden;

• 25 vakantiedagen, 3 ATV-dagen, plus de mogelijkheid tot het opbouwen van 3 extra verlofdagen (bij een fulltime dienstverband);

• Een goede pensioenregeling;

• We kennen binnen Copaco een hybride manier van werken (werken vanuit kantoor en vanuit huis). Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van €2,40 voor de dagen dat je vanuit huis werkt;

• Ontwikkeling en groei vinden wij belangrijk. Wij investeren dan ook graag in jou als het gaat om opleidingen en trainingen;

• Een aantrekkelijke korting op onze producten;

• Korting op onze collectieve (zorg) verzekering;

• Op kantoor staat er elke…