Management Assistant

Ben jij organisatorisch sterk en maak je dossiers écht af? Ondersteun de directie, houd dossiers en administratie op orde en pak processen aan met AI. Veelzijdig werk in het hart van het bedrijf.

Eindhoven | 24-36 uur per week

Ben jij iemand die het overzicht houdt waar anderen het kwijtraken? Krijg je energie van een rol waarin je schakelt tussen afdelingen, directie en externe partijen, en waarin geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Je bent degene die dossiers rondkrijgt. Contracten die getekend en gearchiveerd moeten worden, KvK-inschrijvingen die actueel moeten blijven, en KYC-trajecten waarvoor banken en notarissen een complete set gegevens nodig hebben van alle betrokkenen. Jij bouwt dat dossier op, bewaakt de geldigheidsdata en zorgt dat de volgende aanvraag geen weken kost.

Daarnaast beheer je de administratieve kant van onze verzekeringsportefeuille. Deels zelfstandig zoals kleine mutaties, verlengingsdata bewaken en schades melden. Alles wat de dekking of een verzekerd bedrag raakt, leg je voor aan de CEO. Om dit goed voor te bereiden weet je waar de cijfers staan en die haal je proactief op. Je bereidt het gesprek met de tussenpersoon voor en zit erbij aan tafel.

Je bent continu aan het verbeteren met behulp van AI. Automatisch gegenereerde rapportages voor intern en extern belanghebbenden, die zichzelf grotendeels vullen, verslagen die je niet meer uittypt. Je hoeft geen programmeur te zijn, maar bij een klus die drie keer terugkomt denk jij: dit ga ik anders inrichten.

En verder het praktische werk dat een bedrijf laat lopen: reizen boeken, agenda's en overleggen regelen, post en pakketten verzorgen en af en toe iets organiseren.

Je rapporteert aan de Business Support Manager en hebt daarnaast regelmatig direct contact met de CEO.

Je komt terecht in een snelgroeiend en ambitieus bedrijf waar innovatie, kwaliteit en samenwerking centraal staan. Er is ruimte voor eigen initiatief en nieuwe ideeën: heb je een goed idee, dan wordt dat niet alleen gehoord, maar krijg je ook de mogelijkheid om er echt iets mee te doen. Natuurlijk wordt er hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor gezelligheid — successen vieren we samen.

• Een bruto maandsalaris van € 3.100 – 3.300 (o.b.v. 40 uur) afhankelijk van ervaring, exclusief 8% vakantiegeld.
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur) en een tijd-voor-tijdregeling.
• Reiskostenvergoeding, ook als je dichtbij woont.
• Een goede pensioenregeling via Pensioenfonds Detailhandel.
• Toegang tot meer dan 100 online trainingen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Betaalde AI-tools en de tijd om ermee te experimenteren.
• Een zelfstandige rol in het hart van de organisatie, met direct contact met directie.

• Je mbo of hbo hebt afgerond en/of enkele jaren ervaring hebt als management- of directieassistent, officemanager of in een vergelijkbare rol.
• Je dossiers afmaakt: je laat een ontbrekende ondertekening niet twee weken liggen omdat iemand niet reageert.
• Je aantoonbaar plezier hebt in AI en automatisering — niet “ik heb er wel eens van gehoord”, maar “dit heb ik ermee gedaan”.
• Je nauwkeurig en integer bent en discreet omgaat met vertrouwelijke informatie.
• Je zelfstandig de organisatie in loopt, en weet wanneer je iets moet voorleggen in plaats van zelf te beslissen.
• Je helder communiceert op alle niveaus, in het Nederlands en Engels. Kennis van de Duitse taal is een pre.
• Kennis van verzekeringen is geen eis, interesse erin wel.

Enthousiast?