Coordonnateur(trice) bilingue des services de bureau et des installations (70314548

À titre de coordonnateur(trice) bilingue – Bureau et installations, vous jouerez un rôle central dans la création d’une expérience exceptionnelle en milieu de travail à notre siège social d’Etobicoke, tout en offrant, lorsque cela est approprié, un soutien virtuel à notre bureau de Montréal. En tant que personne-ressource représentant le bureau et partenaire de confiance auprès des employés, des gestionnaires, des fournisseurs et des parties prenantes externes, vous veillerez quotidiennement au fonctionnement fluide, efficace et professionnel du milieu de travail.

Ce poste combine l’expérience employé en milieu de travail, la coordination des installations, l’administration financière, la gestion des fournisseurs et le soutien aux activités de l’entreprise. Vous serez responsable des activités du bureau, réglerez les problèmes de manière proactive, gérerez les principales relations avec les fournisseurs, coordonnerez les activités liées aux installations, contribuerez à la gestion budgétaire et au traitement des factures, et repérerez des occasions d’améliorer les processus grâce à la technologie et à des solutions fondées sur l’intelligence artificielle.

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez posséder un excellent sens du service à la clientèle, des capacités organisationnelles exceptionnelles, une grande attention aux détails et une réelle fierté à maintenir un milieu de travail accueillant et performant.

À titre de coordonnateur(trice) bilingue – Bureau et installations, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Expérience en milieu de travail et activités du bureau.
• Prendre en charge et améliorer continuellement l’expérience en milieu de travail des employés et des visiteurs au siège social d’Etobicoke.
• Accueillir les employés, les visiteurs, les candidats et les fournisseurs, tout en agissant comme ambassadeur ou ambassadrice professionnel(le) de l’organisation.
• Agir comme principal point de contact pour les employés, les visiteurs et les fournisseurs en gérant la boîte courriel du bureau, en répondant aux appels entrants et en assurant un suivi rapide des demandes liées au milieu de travail.
• Coordonner les activités du bureau, notamment la gestion des salles de réunion, les services de traiteur, le courrier, les fournitures, les commodités et les espaces communs.
• Planifier et soutenir les activités de mobilisation des employés, les initiatives de mieux-être, les célébrations et les événements organisés au bureau.
• Superviser les programmes de services en milieu de travail, notamment les commodités et les collations offertes au bureau, afin de garantir une expérience de grande qualité aux employés.

Gestion des installations et des fournisseurs

• Agir comme principale personne-ressource auprès du propriétaire de l’immeuble, de l’équipe de gestion immobilière et des fournisseurs de services en milieu de travail.
• Coordonner les demandes d’entretien, les réparations, les améliorations apportées aux bureaux et les activités d’entretien préventif.
• Veiller à l’obtention et à la gestion efficace des autorisations du propriétaire, des exigences de l’immeuble et des activités de conformité en milieu de travail, et communiquer adéquatement l’information aux employés.
• Gérer les relations avec les entrepreneurs responsables des installations, les fournisseurs de bureau, les services de messagerie, les partenaires bancaires, les fournisseurs de services de déchiquetage confidentiel et d’entreposage hors site, ainsi qu’avec les autres prestataires de services en milieu de travail.
• Soutenir la logistique du milieu de travail, notamment l’accès aux bureaux, la coordination de la sécurité, les déménagements internes et la gestion des espaces.
• Offrir à distance, lorsque possible, un soutien à la coordination des installations du bureau de Montréal.
• Gérer le fournisseur de services d’entreposage hors site de l’entreprise et tenir des registres d’inventaire précis.

Administration financière et coordination budgétaire

• Traiter les factures liées aux bureaux et aux installations, coordonner leur approbation, suivre l’état des paiements et répondre aux demandes courantes des fournisseurs.
• Soutenir l’administration…