Administrative Assistant

The Administrative Assistant role provides critical operational assistance to the Portfolio Leader and Director of Corporate Development. This role is ideal for detail-oriented professionals who excel in fast-paced processes and structured administrative processes. You will help maintain the integrity of our M&A operations by supporting the execution team throughout the opportunity lifecycle and assisting the corporate development team.

Le rôle d'adjoint administratif fournit une assistance opérationnelle essentielle au chef de portefeuille et au directeur du développement corporatif. Ce rôle est idéal pour les professionnels soucieux du détail qui excellent dans les processus rapides et les processus administratifs structurés. Vous contribuerez à maintenir l'intégrité de nos opérations de fusions et acquisitions en soutenant l'équipe d'exécution tout au long du cycle d'opportunité et en soutenant l'équipe de développement corporatif.

Key Responsibilities
Presentation Development (IM / Executive Materials)
Build and format high-quality PowerPoint presentations, including Investment Memorandums (IMs)
Translate complex information into clear, visually compelling slides
Ensure accuracy, consistency, and professionalism of all materials
Support version control and tight deadlines in deal environments
Uphold an excellent standard of data hygiene across multiple workflows (Salesforce, Teams, and Microsoft Office)

Corporate Development Operations
Assist the Corporate Development team with lead generation, verification, and preparation for trade shows
Reconcile data across Salesforce and internal reporting sources/tools
Conduct routine Salesforce cleanup, ensuring data accuracy, removing duplicates, and correcting incomplete records

Administrative & Coordination
Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal/external communications
Prepare and organize documentation, reports, and correspondence
Support leadership team with day‑to‑day administrative tasks

Marketing Support
Assist in the creation and formatting of marketing materials (presentations, IMs, pitch decks, proposals)
Ensure brand consistency across all documents and communications
Coordinate with internal stakeholders to gather content for marketing initiatives
Maintain and update marketing assets, templates, and databases

What We’re Looking For
This position supports leadership and requires a minimum of 3 years in a similar role.

Skills
Proficiency in Salesforce CRM and Microsoft Office Suite
Presentation preparation and design for executives, including data visualization
Strong attention to detail and ability to follow structured workflows
Comfort working independently and managing tasks with minimal oversight
Excellent organizational and communication skills

Experience with event management will be considered an asset
Only successful candidates will be contacted
* Responsabilités clés (Français)
Développement de la présentation (IM / Matériel exécutif)
Créer et mettre en forme des présentations PowerPoint de haute qualité, y compris des mémorandums d'investissement (IM)
Traduisez des informations complexes en diapositives claires et visuellement captivantes
Assurez-vous d'être précis, cohérent et professionnel de tous les matériaux
Soutenir le contrôle de version et les échéances serrées dans les environnements de transactions
Maintenez une excellente norme d'hygiène des données à travers plusieurs flux de travail (Salesforce, Teams et Microsoft Office)

Opérations de développement corporatif
Assistez l'équipe de développement corporatif pour la génération de prospects, la vérification et la préparation aux salons professionnels
Conciliez les données entre les sources/outils de rapports Salesforce et internes
Effectuez un nettoyage régulier de Salesforce, en assurant l'exactitude des données, en supprimant les doublons et corrigeant les dossiers incomplets

Administration et coordination
Gérer les calendriers, planifier des réunions et coordonner les communications internes/externes
Préparer et organiser la documentation, les rapports et la correspondance
Soutenir l'équipe de direction dans les tâches administratives quotidiennes

Soutien marketing
Aider à la création…