Document Controller

Votre opportunité

Le Document Controller est responsable de la gestion, du contrôle et de la distribution de la documentation de projet tout au long du cycle de vie complet du projet. Ce rôle garantit que tous les documents du projet sont précis, à jour, conformes aux exigences internes et aux exigences spécifiques du client, et accessibles aux parties prenantes autorisées, tout en respectant les normes internes et les exigences du client.

En étroite collaboration avec les chefs de projet, les ingénieurs, les services de projets et les clients externes, le Document Controller joue un rôle essentiel pour soutenir la réussite des livraisons de projet en maintenant l’intégrité des documents, en favorisant le flux d’information et en réduisant le risque de projet. Le poste requiert une grande attention aux détails, d’excellentes compétences d’organisation, la capacité de gérer plusieurs priorités et une solide compréhension des pratiques de contrôle de documents dans un environnement basé sur le projet.

Si vous êtes une personne stimulée par les opportunités offertes par le changement et la collaboration, nous serions ravis de vous rencontrer !

• Établir, maintenir et gérer les processus de contrôle des documents conformément aux normes de l’organisation et aux exigences du client
• Contrôler le cycle de vie complet des documents, y compris la création et la réception des documents
• Examiner et valider les flux de travail d’approbation
• Suivi des révisions et des contrôles de version
• Gestion des transmissions et de la distribution
• Clôture finale et archivage
• Assurer que seuls les documents actuels et approuvés sont délivrés, utilisés et stockés
• Suivi des statuts et des révisions des documents pour empêcher l’utilisation d’informations obsolètes
• Maintenir des registres de documents précis, à jour, avec métadonnées et journaux

• Préparer, expédier et suivre les transmissions de documents vers les équipes internes, les clients et les parties prenantes externes
• Maintenir un journal des transmissions entrantes et sortantes ainsi que la confirmation de réception
• Assurer la traçabilité des échanges et des approbations de documents
• Gérer les délais de soumission, de revue et de réponse client

• Effectuer des vérifications de qualité sur la documentation afin de garantir : le formatage correct, la numérotation, les conventions de nommage, les métadonnées précises et l’historique des révisions
• Assurer la conformité aux normes du projet, réglementaires et du client
• Fournir un soutien aux audits, aux revues qualité et aux activités de vérification liées au contrôle des documents
• S’assurer de la conformité aux exigences contractuelles de contrôle des documents
• Identifier les lacunes, les incohérences et les risques liés à la gestion des documents et recommander des actions correctives

• Gérer et maintenir la documentation de projet au sein de plateformes EDMS telles que SharePoint, Project Wise, ACC ou systèmes similaires
• Configurer les bibliothèques de documents, les autorisations, les flux de travail et les structures de dossiers selon les besoins
• Garantir un accès contrôlé aux informations sensibles et confidentielles
• Assister la migration, l’archivage et la clôture des référentiels de documents de projet

• Assister les livrables de projet en formatant, en éditant et en corrigeant les documents
• Coordonner et soutenir les réunions de projet (lorsque demandé)
• Suivre les demandes d’information (RFI) et d’autres correspondances de projet
• Aider aux activités de démarrage et de clôture de projet, y compris les packages de transfert de documents
• Servir d’ambassadeur PM Framework et soutenir les points liés aux contrôles de documents

• Servir de point central de contact pour les demandes relatives aux documents
• Coordonner avec les équipes de projet, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants quant aux exigences de contrôle des documents
• Fournir des…