Document Controller

Votre opportunité
Le Document Controller est responsable de la gestion, du contrôle et de la distribution de la documentation de projet tout au long du cycle de vie complet du projet. Ce rôle garantit que tous les documents du projet sont précis, à jour, conformes aux exigences internes et aux exigences spécifiques du client, et accessibles aux parties prenantes autorisées, tout en respectant les normes internes et les exigences du client.

En étroite collaboration avec les chefs de projet, les ingénieurs, les services de projets et les clients externes, le Document Controller joue un rôle essentiel pour soutenir la réussite des livraisons de projet en maintenant l’intégrité des documents, en favorisant le flux d’information et en réduisant le risque de projet. Le poste requiert une grande attention aux détails, d’excellentes compétences d’organisation, la capacité de gérer plusieurs priorités et une solide compréhension des pratiques de contrôle de documents dans un environnement basé sur le projet.

Si vous êtes une personne stimulée par les opportunités offertes par le changement et la collaboration, nous serions ravis de vous rencontrer !

Responsabilités clés
Gestion du contrôle et du cycle de vie des documents

Établir, maintenir et gérer les processus de contrôle des documents conformément aux normes de l’organisation et aux exigences du client

Contrôler le cycle de vie complet des documents, y compris la création et la réception des documents

Examiner et valider les flux de travail d’approbation

Suivi des révisions et des contrôles de version

Gestion des transmissions et de la distribution

Clôture finale et archivage

Assurer que seuls les documents actuels et approuvés sont délivrés, utilisés et stockés

Suivi des statuts et des révisions des documents pour empêcher l’utilisation d’informations obsolètes

Maintenir des registres de documents précis, à jour, avec métadonnées et journaux

Transmissions et distribution de documents

Préparer, expédier et suivre les transmissions de documents vers les équipes internes, les clients et les parties prenantes externes

Maintenir un journal des transmissions entrantes et sortantes ainsi que la confirmation de réception

Assurer la traçabilité des échanges et des approbations de documents

Gérer les délais de soumission, de revue et de réponse client

Contrôle de la qualité et conformité

Effectuer des vérifications de qualité sur la documentation afin de garantir : le formatage correct, la numérotation, les conventions de nommage, les métadonnées précises et l’historique des révisions

Assurer la conformité aux normes du projet, réglementaires et du client

Fournir un soutien aux audits, aux revues qualité et aux activités de vérification liées au contrôle des documents

S’assurer de la conformité aux exigences contractuelles de contrôle des documents

Identifier les lacunes, les incohérences et les risques liés à la gestion des documents et recommander des actions correctives

Systèmes de gestion électronique de documents (EDMS)

Gérer et maintenir la documentation de projet au sein de plateformes EDMS telles que SharePoint, Project Wise, ACC ou systèmes similaires

Configurer les bibliothèques de documents, les autorisations, les flux de travail et les structures de dossiers selon les besoins

Garantir un accès contrôlé aux informations sensibles et confidentielles

Assister la migration, l’archivage et la clôture des référentiels de documents de projet

Soutien à la gestion de projet et administratif

Assister les livrables de projet en formatant, en éditant et en corrigeant les documents

Coordonner et soutenir les réunions de projet (lorsque demandé)

Suivre les demandes d’information (RFI) et d’autres correspondances de projet

Aider aux activités de démarrage et de clôture de projet, y compris les packages de transfert de documents

Servir d’ambassadeur PM Framework et soutenir les points liés aux contrôles de documents

Coordination et soutien aux parties prenantes

Servir de point central de contact pour les demandes relatives aux documents

Coordonner avec les équipes de projet, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants quant aux exigences de contrôle des documents

Fournir des orientations…