Assistant ou Assistante de direction

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant .

La Direction des projets et processus (DPP), rattachée à la direction générale, pilote les grands projets institutionnels et contribue activement au développement organisationnel. Elle professionnalise la gestion de projets, supervise les portefeuilles stratégiques et accompagne les changements liés aux projets transversaux.

Elle se compose de deux pôles complémentaires. Le pôle Projets assure le pilotage des projets majeurs, mène une veille stratégique, gère les ressources externes en gestion de projet, renforce les synergies entre les initiatives clés, exerce la chefferie de projets, accompagne les équipes, suit les aspects financiers et valorise les expériences acquises. Le pôle PMO institutionnel met à disposition les outils et le réseau nécessaires à la mission de la DPP.

Il gère les portefeuilles et le reporting, coordonne le guichet unique, anime la cellule PMO, propose un centre de soutien et de formation, supervise la gestion des processus et développe les outils collaboratifs.

La Direction des projets et processus est à la recherche d'un assistant ou d'une assistante de direction. Vous assistez le directeur et son équipe dans la gestion administrative du service et dans le suivi des projets. Vous organisez et assurez le secrétariat du directeur, gérer l’agenda, suivez les dossiers, planifiez les séances, coordonnez les horaires et absences, et rédigez la correspondance.

Vous rédigez de manière autonome les procès-verbaux, organisez divers événements pour la direction et entretenez une communication fluide et professionnelle avec les partenaires internes et externes, en veillant à une transmission optimale des informations.

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction ou titre jugé équivalent.

Vous avez une très bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (Niveau ECDL standard sur web, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint). La connaissance de Vision

RH et Qualiac constitue un atout.

Vous maîtrisez parfaitement la langue française et disposez d'excellentes capacités rédactionnelles.

Vous justifiez d’une expérience confirmée dans un secrétariat de direction impliquant initiative, sens des responsabilités et respect strict de la confidentialité. Une formation ou une expérience en assistanat de gestion de projet représente un avantage supplémentaire. Le poste exige une aptitude à travailler en équipe, en lien direct avec plusieurs niveaux hiérarchiques, ainsi qu’une excellente aisance relationnelle et communicationnelle dans un environnement pluridisciplinaire.