Secrétaire général-e adjoint-e de l'Université - SGA Job Geneva area,Genf Switzerland,Administrative/Clerical

Description du poste

Rattaché-e directement au Secrétaire général de l'Université, le/la Secrétaire général-e adjoint-e (SGA) contribue à la conduite et à la coordination des affaires institutionnelles, au cœur de la gouvernance de l'Université et en interface directe avec le Rectorat.

En Véritable Bras Droit Du Secrétaire Général, Vous Contribuez Au Pilotage Des Activités Du Secrétariat Général Et Intervenez Sur Quatre Grands Axes De Responsabilité Appui stratégique et opérationnel au Secrétaire général — 40%

Point de contact et interface du Secrétariat général : coordination et transmission d'informations entre le Secrétaire général et ses interlocuteurs-trices;
Préparation de dossiers complexes (collecte et analyse de données, notes de synthèse, éléments de briefing) en vue de la prise de décision;
Réalisation de recherches, d'analyses, de mémos stratégiques, de notes techniques et de présentations à destination des instances;
Représentation du Secrétaire général dans certaines instances, réunions ou groupes de travail, avec capacité de prise de position dans le cadre de la délégation confiée;
Garant-e de la fluidité de la circulation de l'information entre les services du Secrétariat général.

Appui au pilotage des enjeux institutionnels transversaux — 30%

Assurer la coordination de dossiers transversaux impliquant plusieurs fonctions institutionnelles rattachées au Secrétariat général;
Contribuer à la préparation et à la fiabilisation des dossiers soumis aux différentes instances de gouvernance;
Faciliter la circulation de l'information et le suivi des décisions dans des domaines nécessitant une approche coordonnée et interdisciplinaire;
Appuyer le Secrétaire général dans le suivi de thématiques institutionnelles sensibles ou complexes.

Pilotage de dossiers transversaux, sur délégation — 30%

Identification des parties prenantes, cadrage du périmètre et coordination des contributions des différentes entités;
Structuration des analyses, synthèses et recommandations nécessaires aux arbitrages;
Gestion des situations exceptionnelles nécessitant une coordination rapide entre plusieurs services;
Suivi de la mise en oeuvre des décisions du Rectorat et du Comité de direction (Codir).

Continuité et suppléance

Assure la continuité opérationnelle du Secrétariat général en l'absence du Secrétaire général, grâce à une vision transverse des dossiers en cours.

Nature des dossiers traités

Le ou la titulaire est amené-e à coordonner, sur délégation du Secrétaire général, des dossiers institutionnels à fort enjeu impliquant plusieurs services ou instances de l'Université.

Ces dossiers peuvent concerner des questions d'organisation, de gouvernance, d'amélioration des processus, de conduite du changement ou d'appui à la décision.

Formation de base et expérience professionnelle requise

Diplôme universitaire de niveau Master (ou équivalent) ; une formation postgrade en gestion des risques et/ou en gestion de projet est un atout, mais non obligatoire;
Expérience professionnelle confirmée de 5 à 8 ans, acquise de préférence au sein d'une institution publique;
Bonne compréhension des enjeux de gouvernance, notamment en matière de gestion des risques et conformité;
Connaissance fine du milieu académique suisse et international;
Bonne compréhension des milieux politiques genevois et nationaux, sensibilité politique développée;
Excellentes capacités d'organisation et aptitude avérée à la négociation;
Grande capacité de travail et résistance au stress, dans un environnement exigeant, à forte visibilité et nécessitant une réelle flexibilité horaire.

Entrée en fonction - A convenir

Contact - Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de M. Geoffrey Beukelaers : geoffrey.beukelaers

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.