Administratief medewerker CSO

Binnen Rivas Zorggroep speelt zich achter de schermen veel af om collega’s en stagiairs goed te ondersteunen en onze leerprocessen en het scholingsaanbod soepel te laten verlopen. Daarom zoeken we een administratief medewerker CSO die zorgt voor structuur, overzicht en een soepele uitvoering van administratieve processen.

Deze functie is nieuw binnen Rivas Zorggroep. Daarom starten we met een jaarcontract. In deze periode krijgen we samen de kans om de functie verder vorm te geven en te ontdekken welke meerwaarde deze rol voor de organisatie biedt.

De focus van deze functie ligt primair op de administratieve ondersteuning van Leren & Ontwikkelen. Daarnaast verwachten we ook dat je je verdiept in de werkzaamheden van het stagebureau. Zo kun je op termijn optreden als achtervang en bijdragen aan de continuïteit van onze dienstverlening. We zoeken daarom iemand die het leuk vindt om kennis op te bouwen binnen verschillende werkgebieden, flexibel kan schakelen wanneer de situatie daarom vraagt en een actieve rol wil spelen in onderlinge samenwerking en vervanging.

Je pakt zelfstandig werkzaamheden op. Je bewaakt het overzicht, zorgt dat de administratie klopt en signaleert waar processen beter kunnen. Je schakelt makkelijk tussen werkzaamheden en hebt veel contact met collega’s en interne afdelingen.

Samen met de coördinator Leren & Ontwikkelen en de stagecoördinator vorm je een pool waarin bereikbaarheid, samenwerking en onderlinge vervanging centraal staan. Omdat het om verschillende werkgebieden gaat, is het belangrijk dat kennis en werkzaamheden goed geborgd zijn. Een structureel overleg is daarom gericht op afstemming, kennisdeling en overdracht. Je draagt actief bij aan deze samenwerking en zorgt mede voor de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van de mailbox en bewaken van opvolging.
• Beantwoorden van eerstelijnsvragen over opleidingen en trainingen.
• Verwerken van registraties en mutaties.
• Opstellen en bijhouden van overzichten.
• Bijdragen aan het standaardiseren van processen en werkinstructies.
• Administratief ondersteunen van scholingsprocessen.
• Voorbereiden en verwerken van scholingsgegevens.
• Bewaken van voortgang.
• Verwerken van scholingsresultaten en certificaten.
• Ondersteunen bij de planning en organisatie van scholingen en trainingen.
• Afstemmen met de collega's Leren & Ontwikkelen over lopende processen.
• Signaleren van verbeterkansen in administratieve processen en werkwijzen.
• Ondersteunen van het stagebureau en op termijn fungeren als achtervang bij afwezigheid of piekmomenten.

Omdat deze functie nieuw is binnen Rivas Zorggroep, zijn niet alle werkzaamheden tot in detail uitgewerkt. We verwachten dat de rol zich de komende periode verder ontwikkelt. Daarom zoeken we iemand die energie krijgt van het opbouwen van een nieuwe functie, actief meedenkt over een efficiënte inrichting van werkzaamheden en samen met collega's deze rol verder vorm wil geven.

Je komt te werken binnen de Centrale Service Organisatie (CSO), waar verschillende ondersteunende disciplines samenwerken. Je werkt nauw samen met collega’s van Leren & Ontwikkelen en het stagebureau.

Het is een omgeving waarin we continu werken aan het verbeteren en uniformeren van processen. Jouw rol is hierin belangrijk: je voert niet alleen uit, maar draagt ook bij aan het slimmer organiseren van het werk.

Je standplaats is het Managementcentrum in Gorinchem.

• Je hebt een afgeronde administratieve opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt ervaring met administratieve processen en werkt nauwkeurig.
• Je bent digitaal vaardig (bij voorkeur met Excel, M365 en administratieve systemen).
• Je houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen werkzaamheden.
• Je signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen.
• Je voelt je comfortabel om werkzaamheden tijdelijk over te nemen.
• Je werkt gestructureerd, klantgericht en communiceert duidelijk.
• Je vindt het leuk om mee te denken over de verdere invulling van een nieuwe functie en springt waar nodig bij binnen de werkgebieden Leren & Ontwikkelen en het Stagebureau.

Wij vertrouwen erop dat je goed bent in wat je doet. Dit krijg je…