Managementassistent Laboratoriumgeneeskunde

De afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het UMCG zoekt een managementassistent die vanuit het bedrijfsbureau primair de clustermanager (manager bedrijfsvoering) ondersteunt. Je brengt rust, overzicht en voortgang in een dynamische academische zorgomgeving: je bewaakt agenda, acties en informatie, denkt vooruit en regelt wat nodig is. Je werkt nauw samen met de managementassistent van het afdelingshoofd. Jullie zijn elkaars back-up en borgen samen de continuïteit van de ondersteuning van het duale afdelingsbestuur.

De rol vraagt om vertrouwen, discretie, positieve energie, zelfstandigheid en gevoel voor timing. Vaak heb je aan een half woord genoeg, maar je weet ook wanneer je zaken goed moet afstemmen.

• Je beheert de complexe agenda proactief: je stelt prioriteiten, plant voorbereidingstijd en momenten voor e-mail en opvolging, en houdt afspraken logisch en haalbaar.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's binnen de afdeling, het cluster en het UMCG, en legt snel de juiste verbindingen.
• Je organiseert overleggen en bijeenkomsten, bereidt stukken voor, regelt praktische zaken, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt opvolging en deadlines.
• Je ondersteunt bij correspondentie, presentaties, memo's en speeches, bijvoorbeeld bij bijeenkomsten, jubilea of andere representatieve momenten.
• Je handelt zelfstandig af wat kan en verzorgt secretariële en organisatorische zaken, zoals archivering, bestellingen, reizen en ontvangsten.
• Je gebruikt Microsoft 365 en passende, goedgekeurde AI-tools zoals Copilot slim, kritisch en veilig. Daarbij houd je rekening met vertrouwelijkheid, privacy en informatiebeveiliging en blijf jij zelf aan het stuur.

Wij zoeken een managementassistent die rust en orde brengt in complexiteit: positief, discreet, digitaal vaardig en scherp op timing. Je denkt vooruit, leert snel, neemt initiatief en voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer je met wie moet overleggen.

• Je beschikt over aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door opleiding en/of relevante ervaring in managementondersteuning.
• Je hebt ervaring met ondersteuning van management, bestuur of leidinggevenden in een complexe organisatie; ervaring in een academische zorgomgeving is een pré.
• Je communiceert helder en vriendelijk in het Nederlands en waar nodig in het Engels; je schrijft makkelijk korte teksten, bondige verslagen en weet informatie terug te brengen tot de kern.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren en houdt overzicht, ook wanneer agenda's, vragen en belangen door elkaar lopen.
• Je bent digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe manieren van werken. Je hoeft geen AI-expert te zijn; belangrijker is dat je nieuwsgierig bent, snel leert en moderne hulpmiddelen zorgvuldig durft te gebruiken.
• Je bent betrouwbaar en representatief, met een benaderbare uitstraling en positieve energie; je denkt vooruit en bent trots als je het werk van het bestuur net wat makkelijker en leuker hebt gemaakt.
• Je staat open voor feedback en ontwikkeling en vindt het leuk om samen met collega's de ondersteuning steeds professioneler en slimmer te maken.

Herken je jezelf in de manier van werken, maar voldoe je niet aan alle punten? Dan nodigen we je van harte uit om toch te reageren.