Management Assistent

Over deze vacature

Bij TNO werken we elke dag aan slimme oplossingen voor de grote vraagstukken van morgen, van veilige technologie tot duurzame innovatie. Dat kan alleen als de basis op orde is. Binnen de unit ICT, Strategy & Policy (ISP) zorg jij daarvoor: jij bent de stabiele factor waar managers en onderzoekers op kunnen bouwen. Niet voor niets is TNO dit jaar opnieuw verkozen tot Meest Aantrekkelijke Non-Profit Werkgever van Nederland.

Wat ga je doen?

Als Management Assistent zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt voor de researchmanagers en hun teams binnen de unit ICT, Strategy & Policy (ISP). Dankzij jouw ondersteuning kunnen zij zich volledig richten op hun onderzoek en projecten. Je beheert agenda's en mailboxen, organiseert bijeenkomsten, houdt overzicht en zorgt dat zaken tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld.

Je functie is afwisselend en dynamisch. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt continu tussen uiteenlopende werkzaamheden en bepaalt grotendeels zelf hoe je je dag organiseert. Samen met je collega's van het secretariaat ondersteun je de afdelingen en managers binnen de ISP-unit. In deze rol ondersteun je twee managers en hun teams.

Ook denk je mee met de locatiemanager om van de vestiging een fijne en inspirerende werkplek te maken. Je helpt bijvoorbeeld bij het organiseren van gezamenlijke activiteiten, zowel intern als bij lokale evenementen in de omgeving. Daarnaast lever je facilitaire ondersteuning bij crisismanagement, zoals het mee organiseren van trainingen voor teamleden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Beheren van agenda's en mailboxen.

Plannen, voorbereiden en ondersteunen van overleggen.

Beantwoorden van vragen over processen en systemen binnen TNO.Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Regelen van facilitaire zaken, bijeenkomsten en evenementen.

Verzorgen van onboardingactiviteiten voor nieuwe collega's.Verwerken van bestellingen en administratieve aanvragen.

Controleren van correspondentie, offertes en documenten op correct Nederlands en Engels.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers binnen de organisatie. Je denkt mee, signaleert verbeterkansen en neemt initiatief wanneer processen efficiënter ingericht kunnen worden.

Je krijgt veel ruimte om je werk zelf in te richten. Zolang je goed rapporteert aan je manager, mag je zelf bepalen hoe je je verantwoordelijkheden oppakt.

Goed om te weten: de managers die je ondersteunt werken verspreid over diverse TNO-locaties in Nederland. Jouw standplaats is Groningen. Hybride en parttime werken is mogelijk, al vragen we ook om flexibiliteit wanneer dat nodig is.

Wat wij van jou verwachten

Je bent proactief, servicegericht en organisatorisch sterk. Je ziet wat er moet gebeuren, kunt goed prioriteiten stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je communiceert helder, komt afspraken na en houdt ook in drukke situaties overzicht.

Daarnaast beschik je over:

Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur in de richting van managementassistentie of secretariële ondersteuning.

Ervaring als managementassistent, personal assistant of secretarieel medewerker.

Goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.

Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook en  vaardigheid om snel nieuwe systemen en processen eigen te maken.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.763,- en € 3.840,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag,…