Coördinator Verandering & Communicatie

Introductie

Voor onze eindklant in Haarlem zijn we opzoek per naar een
Coördinator Verandering &Communicatie voor 32 uur per week.

De organisatie vervangt de huidige (20 jaar oude) bedrijfsvoering systemen. De ondersteuning hiervan eindigt en het systeem sluit niet meer aan op de ontwikkelingen in bedrijfsvoering en dienstverlening. Om deze vervanging integraal en tijdig te realiseren én om processen te moderniseren en te standaardiseren is programma Bedrijfsvoering systemen (BVS) gestart.

Programma BVS selecteert en implementeert applicaties voor:

• 1) De HR en salaris processen,
• 2) Financiële en een deel van de inkoopprocessen;
• 3) Het beheersen van grote projecten (o.a. ontwikkeling en beheer infrastructuur).

Naast de noodzakelijke vervanging benut de organisatie met de uitvoering van programma BVS een aantal belangrijke kansen. Daarbij kan gedacht worden aan efficiëntere processen, betere sturingsinformatie en een basis om werkwijzen de komende jaren verder te ontwikkelen. De organisatie zet de stap van maatwerk naar standaard applicaties en werkwijzen. Om zichzelf niet vast te zetten in complex eigen beheer, maar mee te groeien met de IT-ontwikkelingen in de markt.

Voor medewerkers die met het huidige bedrijfsvoeringsysteem werken betekent programma BVS een grote verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. Voor alle medewerkers in de organisatie geldt: meer self-service in de HR processen en werkwijzen die volgens standaarden worden uitgevoerd en minder vrijblijvend zijn dan nu soms het geval is. Het zwaartepunt ligt in 2026 bij de implementatie van het nieuwe HR systeem (go-live per 1 januari 2027) en vanaf 2027 bij nieuwe systemen voor FIN, Inkoop en Projectbeheersing.

Voor het uitvoeren van een samenhangende veranderaanpak beschikt de organisatie niet over voldoende interne capaciteit en specialistische ervaring. Daarom wordt deze offerteaanvraag gedaan voor de inzet van een Coördinator Verandering en Communicatie.

De opdracht betreft een resultaatverplichting.

• Je bent de trekker van de werkgroep Verandering en Communicatie.
• Deze werkgroep is allereerst onderdeel van het project HR. Daarin werk je onder verantwoordelijkheid van de projectleider.
• De werkgroep is verantwoordelijk voor het plannen, uitdenken en realiseren van alle veranderinterventies en communicatie-uitingen

Dit wordt gedaan op basis van een veranderplan dat al vastgesteld is.

• Uiteraard leert de werkgroep ook gaandeweg en kan het zijn dat het veranderplan en de interventies bijgesteld moeten worden.
• De werkgroep zal daarnaast ook voor de andere twee projecten binnen programma BVS de verandering ondersteunen.
• Daarmee werk je uiteindelijk voor drie projecten en heb je ook regelmatig contact met de programmamanager om te zorgen dat er waar nodig één lijn zit in de veranderaanpak.
• In 2026 zal het grootste deel van de werkzaamheden worden uitgevoerd voor het project BVS HRS om de verandering voor te bereiden voor de go-live van 1/1/27.
• Vanaf 2027 ligt de focus op de werkzaamheden voor FIN en Inkoop en projectbeheersing.
• De werkgroep bestaat naast de te werven coördinator uit: oEen veranderkundig adviseur vanuit de organisatie(4u p/wk) oEen communicatie adviseur vanuit de organisatie (8u p/wk) oCommunicaiemedewerker (24u p/wk) oTwee werkgroepmedewerkers (12u en 36u p/wk) oAangevuld per project met een lid vanuit de OR en 2 medewerker die de verandering dagdagelijks gaan ervaren.

De opdrachtnemer is resultaatverantwoordelijk voor het uitvoeren en bijsturen van het veranderplan. Dat doet de opdrachtnemer samen met de werkgroepleden. De verantwoordelijkheid voor het plannen en de coördinatie die hierop nodig is ligt bij de opdrachtnemer. Het veranderplan laat op hoofdlijnen zien wat er nodig is. Dit moet vertaald worden in concrete interventies en communicatie-uitingen die vervolgens gepland en gerealiseerd moeten worden.

Het veranderplan voor project HR is gereed, de veranderplannen voor Fin en Inkoop en Projectbeheersing zijn in de maak. De realisatie van deze plannen valt ook binnen de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Hierbij gelden kaders vanuit de organisatie (ingebracht door de…