Inhoudelijk Coördinator Financiële administratie en Projectbeheersing hybride

Introductie

Voor onze eindklant, een grote provinciale overheidsorganisatie in de Randstad, zijn we op zoek naar een Inhoudelijk Coördinator Financiële administratie en Projectbeheersing voor gemiddeld 24 uur per week.

De Inhoudelijk Coördinator Financiële administratie en Projectbeheersing verbindt financiële processen, projectbeheersing en systeeminrichting voor grote provinciale uitvoeringsprojecten

Programma BVS
Met programma BVS vervangt de opdrachtgeverhaar bedrijfsvoeringssystemen. De afgelopen 20 jaar is binnen HR, Financiële, Inkoop en Projectbeheersing processen gewerkt met SAP ECC. Op 31 december 2027 eindigt
de reguliere ondersteuning hiervan. Om continuïteit te borgen en doorontwikkeling mogelijk te maken van deze processen is programma BVS gestart. Binnen dit programma worden in drie projecten aanbestedingen en implementaties gerealiseerd:
1. Project HR (aanbesteding gerealiseerd, AFAS geselecteerd, implementatie gestart)
2. Project Fin en Inkoop (aanbesteding gerealiseerd, implementatie wordt voorbereid)
3. Projectbeheersing (aanbesteding is halverwege)
De Inhoudelijk Coördinator fungeert als schakel tussen project Fin en Inkoop, project Projectbeheersing en medewerkers van de sector Financiën en
-directie Beheer en Uitvoering.

Opdracht Inhoudelijk Coördinator Projectadministratie en Projectbeheersing
Als Inhoudelijk Coördinator ben je de verbindende schakel tussen de implementatie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem, het nieuwe projectbeheersingssysteem en de betrokken medewerkers binnen de sectoren Financiën
en de directie Beheer & Uitvoering.

Je overziet het volledige end-to-end proces waarmee grote provinciale uitvoeringsprojecten worden voorbereid, ingericht, bestuurd en verantwoord. Denk hierbij aan projecten op het gebied van infrastructuur (zowel vernieuweing
als groot onderhoud), zoals de aanleg en renovatie van bruggen, onderhoud van wegen en andere investerings- en onderhoudsprojecten die door de provincie worden uitgevoerd of uitbesteed. Voor deze projecten is een
betrouwbare inrichting van projectbeheersing, financiële administratie en verantwoording essentieel.

Je zorgt ervoor dat keuzes die binnen beide implementatieprojecten worden gemaakt leiden tot een consistente inrichting van projectadministratie, financiële processen en projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de samenhang
tussen processen, systemen, rollen en informatievoorziening. De GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) vormen hierbij een belangrijk referentiekader.

Je verbindt inhoudelijke experts vanuit Financiën en Beheer & Uitvoering, brengt verschillende belangen en perspectieven samen en bewaakt de samenhang tussen procesontwerp, werkwijzen en systeeminrichting. Je neemt
deel aan werksessies, ondersteunt de uitwerking van functionele en procesmatige vraagstukken en signaleert tijdig de gevolgen van ontwerp- en inrichtingskeuzes voor andere onderdelen van het proces.

In deze rol heb je specifiek aandacht voor de inrichting van projectstructuren, projectadministratie, financiële sturing en verantwoording binnen grote provinciale projecten. Je brengt afhankelijkheden, risico’s en knelpunten in beeld en zorgt ervoor dat de inrichting van zowel het financiële systeem als het projectbeheersingssysteem aansluit op de behoeften van de organisatie.

Als coördinator werk je nauw samen met de Financieel Adviseur vanuit de sector Financiën, de Senior Business Consultant Implementatie Financiën en de Business Consultant en adviseur Projectbeheersing. Samen zorgen jullie
voor een integraal beeld van het end-to-end proces en de benodigde inrichting van de verschillende deelprocessen. Er vind regelmatig overleg plaats met de projectleiders van Fin en Inkoop en Projectbeheersing.

Welke resultaten moeten worden opgeleverd

Onderstaande producten geven een beeld van wat er concreet verwacht wordt van de coördinator. Uiteraard stellen we samen vast hoe dit er exact uitziet.
1. Een integraal en gedragen procesontwerp voor financiële projectadministratie en projectbeheersing, over de sectoren Financiën en de directie Beheer & Uitvoering heen.
2. Inzicht in de impact van proces- en…