Managementassistent

Over de functie

Wij zoeken twee managementassistenten die houden van werken in een organisatie vol beweging. Collega’s die met overzicht, energie en een flinke dosis nuchterheid zorgen dat de organisatie draait. Geen bureaucratie, geen stroperigheid, maar schakelen, regelen en vooruitdenken.

Je staat midden in de dynamiek van de dag. Je ondersteunt de directie, het MT en de organisatie. Je houdt processen scherp en zorgt dat de administratie klopt. De organisatie heeft korte lijnen, waardoor je snel kunt schakelen. Daar voel je je thuis.

Je hebt een centrale rol binnen de organisatie. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor collega’s en externe relaties. Vaak lopen zij bij jou binnen. Een open, vriendelijke en gastvrije houding is daarom essentieel.

Je vindt het leuk om met anderen in contact te staan en mensen te verwelkomen. Niet omdat het moet, maar omdat jij het verschil wilt maken. Je bemoeit je breed met inhoudelijke zaken en processen binnen de organisatie.

Twee managementassistenten, elk met een eigen focus:

• De ene rol
  : meer gericht op bestuurs- en directieondersteuning. Je ondersteunt de directie, verzorgt complex agendabeheer en notuleert bij overlegvormen zoals de Raad van Toezicht, MT en MT-DB vergaderingen, en de Cliëntenadviesraad. Je bewaakt actiepunten en ondersteunt secretarieel bij thema’s als informatieveiligheid, klachtenafhandeling en claims. In deze rol bied je ook ondersteuning bij andere organisatieactiviteiten.

Deze rol vraagt naast ervaring: nauwkeurigheid, discretie en een goed gevoel voor bestuurlijke processen.

• De andere rol
  : meer gericht op officemanagement met een administratieve en organisatorische focus. Je ondersteunt het MT, beheert agenda’s, notuleert bij interne overleggen en verzorgt administratieve taken rondom HR, zoals in- en uitdiensttreding, jaargesprekken en het bijhouden van lief en leed. Je beheert processen rondom urenregistratie, contracten en interne afspraken. Je signaleert deadlines en zorgt dat het MT de juiste informatie op het juiste moment ontvangt.
  
  Daarnaast help je mee bij de organisatie van activiteiten zoals de kerst- en zomerborrel en de OCON-Experience. Organisatietalent, structuur en een proactieve aanpak zijn hierbij belangrijk.

  Hoewel de functies verschillen, vormen jullie een krachtig duo. Jullie vullen elkaar aan, springen bij en nemen elkaar waar indien nodig. Zo blijft de ondersteuning goed geregeld en krijgt de organisatie voortgang, ook als jij een dag afwezig bent.

  Jullie werken vanuit het hart van de organisatie, op locatie in Hengelo, om snel te kunnen schakelen en echt verbonden te zijn met alles wat binnen OCON gebeurt.

  Meer weten? Bekijk de volledige vacature op de website van TweeAConnect. Zij verzorgen de werving en selectie.