Secretaresse Raad van Bestuur

Ben jij die energieke en enthousiaste secretaresse die echt het verschil kan maken in de zorg? Wil jij werken in het hart van de bestuurlijke organisatie en een sleutelrol spelen in de ondersteuning? Als je proactief en betrouwbaar bent en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen hebt, is deze vacature jou op het lijf geschreven.

32 – 36 uur per week, locatie Hilversum

Wij zijn Merem Medische Revalidatie. Een wereld waarin iedereen meedoet, dat is onze uitdaging. Voor onze patiënten en voor onze medewerkers. We bieden medisch specialistische revalidatie bij kinderen, jongeren en volwassenen. Onze organisatie draait op experts met een groot zorghart: gedreven specialisten die onze patiënten met aandacht bijstaan. Hoe complex een revalidatievraagstuk ook is, we doen altijd alles om de patiënt op de best passende manier weer mee te laten draaien in de maatschappij.

Op onze revalidatiecampus in Hilversum en in onze vestigingen in Almere en Lelystad werken verschillende disciplines samen onder één dak. Kijk op (Use the "Apply for this Job" box below). voor meer informatie over onze mooie organisatie.

Merem Medische Revalidatie is een organisatie die volop in ontwikkeling is. Er wordt gewerkt aan verdere professionalisering in een nieuwe organisatiestructuur en er zijn plannen voor nieuwbouw. Dat betekent dat er op bestuurlijk niveau veel speelt en dat het tempo hoog ligt en prioriteiten regelmatig verschuiven. Merem heeft een eenhoofdige raad van bestuur die ondersteund wordt door de bestuurssecretaris en samen met de recent benoemde directie leidinggeeft aan de organisatie.

De directie bestaat uit een Directeur Financiën en Informatisering, een Medisch Directeur en een Operationeel Directeur.

In deze functie speel je een cruciale en actieve ondersteunende rol in de strategische, organisatorische en communicatiebehoeften van de top van de organisatie. Dit vereist niet alleen uitstekende organisatorische vaardigheden en discretie, maar ook de mogelijkheid om effectief te communiceren met verschillende stakeholders op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Je stelt de juiste prioriteiten door structuur aan te brengen in de dag en speelt daarbij in op ad-hoc situaties.

Tot slot heb je een proactieve en flexibele instelling. Concreet houdt dat onder meer in:

• complex agendabeheer waarbij veel wordt geschoven en opnieuw gepland;
• het filteren en afhandelen van mail en telefoontjes waar mogelijk;
• het organiseren en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen;
• het voorbereiden van stukken, presentaties en (formele) in- en externe correspondentie;
• het bewaken van acties en informatiestromen;
• contact hebben met interne en externe partijen, waaronder toezichthouders;
• het beheren van documenten en contractinformatie;
• werken met vertrouwelijke en bestuurlijke informatie.

Je moet snel kunnen schakelen en tegelijk zorgvuldig blijven. De verwachting is dat je relatief snel zelfstandig meedraait en actief meedenkt.

Je werkt direct voor de directeur financiën & informatisering en de bestuurssecretaris. Voor hen fungeer je als een echte sidekick fungeert die actief meedenkt, vooruitwerkt en inhoudelijk aanhaakt. Het gaat nadrukkelijk niet om een afwachtende rol, maar om iemand die zelf signaleert wat nodig is, werk naar zich toetrekt en het bestuur ontzorgt in de volle breedte.

Ook werk je nauw samen met de secretaresse van de raad van bestuur. Je zit in de informatiestroom, hebt toegang tot mailboxen en agenda’s en weet wat er speelt binnen de organisatie. Je zorgt dat afspraken, overleggen en dossiers goed voorbereid zijn en dat acties worden opgevolgd. Dat vraagt om overzicht, prioriteitsgevoel en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen binnen de afgesproken kaders.

Je komt terecht in een organisatie waar veel tegelijk gebeurt. De directeur financiën & informatisering en de bestuurssecretaris zijn toegankelijk en verbindend, maar verwachten ook dat de ondersteuning stevig staat en werk uit handen wordt genomen. Het secretariaat is in ontwikkeling. Dat betekent dat er ruimte is om zaken te verbeteren, maar ook dat nog niet alles volledig is…