Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken.

Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.

Als Programmasecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bestuurlijke processen binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je draagt zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen de staf, directie, het bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder de Metropoolregio Amsterdam. Je hebt bij voorkeur specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publiek domein.

• Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
• Ondersteunen, voortgangsbewaking en het opvolgen van besluiten en acties.
• Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
• Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
• Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken.
• Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
• Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar binnen eenpolitiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, provincie ofgemeenschappelijke regeling
• 3 Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als (programma) secretaris,bestuurssecretaris, griffier, commissiesecretaris of vergelijkbare functiebinnen een samenwerkingsverband of gemeente
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruikmaken van eigen mobiel. De opdrachtgever stelt een laptop beschikbaar
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging vanbestuurlijke vergaderingen zoals: agenda’s, besluitenlijsten enbestuurlijke nota’s

• Aantoonbare werkervaring in een regionaal samenwerkingsverband
• A) tot 1 jaar
• B) 1 – 2 jaar
• C) 3 – 4 jaar
• D) 5 jaar of meer
• Aantoonbare kennis van methodieken zoals Lean, MSP, Prince2 en/of Agile/scrum
• A) geen aantoonbare kennis
• B) Afgeronde cursus/training
• C) Certificering én aantoonbare toepassing in de praktijk
• Minimaal 1 aantal jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar met hetzelfstandig verantwoordelijk zijn voor bestuurlijke procescoördinatiebinnen een politiek-bestuurlijke omgeving, benoem dit duidelijk in het cv
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en/of coördineren vanvoortgangsrapportages, bijdrage aan P&C-documenten en werken binnen kadersvan Gemeentewet en/of bestuursrecht
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van (management) rapportages,voortgangsverslagen en beslisnota’s, benoem waar dit is opgedaan
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk ontwikkeld gevoelvoor planning en prioritering
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, methet vermogen om helder en diplomatiek te communiceren
• Proactieve, zelfstandige werkhouding met bestuurlijke sensitiviteit enintegriteit
• Analytisch vermogen en het vermogen om complexe dossiers snel tedoorgronden en kernpunten helder samen te vatten
• Onpartijdigheid, discretie en vertrouwelijkheid in de omgang met gevoeligeinformatie
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische politieke omgeving
• Samenwerkingsgerichtheid en het vermogen om effectief te schakelen tussendiverse stakeholders