Managementondersteuner West-Friesland

In het kort

Plaats Hoorn

Opleidingsniveau Brandweer

Ben jij sterk in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het ondersteunen van anderen en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is? Veiligheidsregio Noord-Holland Noord zoekt een managementondersteuner voor ons teamcommando in West-Friesland.

Als managementondersteuner ondersteun je in duo schap het teamcommando op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Agendabeheer:
  Je beheert de agenda’s van het teamcommando en zorgt dat afspraken, van overleg met de burgemeester tot interne vergaderingen, soepel verlopen.
• Administratieve ondersteuning:
  Je ondersteunt volledig door ruimtes te reserveren, notulen te maken, agenda’s op te stellen, actielijsten bij te houden en tijdige aanlevering van stukken te bewaken.
• Je verzorgt rapportages, nieuwsbrieven, presentaties en administratieve verwerkingen, zoals in- en uitschrijvingen en controleren van declaraties.
• Je organiseert lief en leed acties en andere interne activiteiten.
• Je regelt facilitaire zaken, van catering tot benodigdheden voor bijeenkomsten.
• Organiseren van bijeenkomsten en activiteiten:
  Van zomerbarbecues en eed- en belofte-avonden tot postcommandanten overleggen, klankbordgroepen, jaarvergaderingen en teambijeenkomsten. Je zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.
• Flexibiliteit: regelmatig werk je ’s avonds voor overleg met vrijwilliger.

• Secretariële vaardigheden:
  Ruime ervaring met verslaglegging en notuleren, en vaardig in Office-programma’s (Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Teams) en SharePoint.
• Plannen en organiseren:
  Je werkt efficiënt, houdt overzicht en stelt prioriteiten.
• Communicatie en discretie:
  Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Flexibel en proactief:
  Je kunt snel schakelen, bent oplossingsgericht en hebt een open en flexibele instelling.
• Teamspeler:
  Je functioneert goed in samenwerking met zowel beroepscollega’s als vrijwilligers en krijgt energie van het ontzorgen van het teamcommando.
• Creatief en initiatief:
  Je denkt mee over verbeteringen en komt met praktische ideeën.