Employée de commerce

Employée de commerce bilingue français/anglais

Mission :

• L'employée s'occupera de l'administration et de la gestion courante de la société, elle traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer les prises de rendez-vous.
• Traiter le courrier postal et électronique.
• Gérer l'agenda électronique et contrôler les échéances.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc...).
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives.
• Participer à l'organisation d'événements internes.
• Suivre certains dossiers, relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions, assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations. Prendre des notes.

• Maîtriser des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtriser Word, Excel, Powerpoint, les outils de messagerie.

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.
• Sens des priorités, sens de l'organisation, capacité à prendre des initiatives.
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.

• Discret ion, très bon sens relationnel, calme, autonome, accueillante.
• Capacité d'anticipation, sens de l'écoute, sens du service public.