Administrative Coordinator, Human Resources Operations

Votre rôle, votre impact

En tant que chargé administratif ou chargée administrative, Opérations ressources humaines, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien des processus opérationnels liés à l’attraction de talents, à l’embauche, à l’intégration et à l’expérience des employés. Ce poste est axé sur l’exécution précise des tâches administratives, le respect des directives internes et la fourniture d’une expérience cohérente et de haute qualité aux candidats et aux employés de plusieurs entités.

Gestion de l’expérience candidat et des boîtes de réception:

Surveiller les boîtes de réception Accessibilité et Recrutement, et répondre aux demandes dans les 48 heures;

Utiliser et personnaliser des gabarits de réponses;

Escalader les enjeux complexes ou sensibles aux parties prenantes internes.

Coordination du cycle de vie de l’employé:

Préparer les lettres d’offre en dehors du système ATS;

Lancer le processus de vérification des antécédents en dehors du système ATS, le cas échéant (p. ex., exigences particulières d’un client);

Manipuler les informations confidentielles et coordonner les suivis selon les lignes directrices internes;

Communiquer régulièrement avec les conseillers en attraction des talents affectés concernant les mises à jour et les obstacles potentiels;

Soutenir les audits et enquêtes et assurer la liaison avec les fournisseurs externes pour résoudre les enjeux;

Coordonner les activités d’intégration pour les entités non intégrées, en veillant à l’alignement avec les processus internes;

Collaborer avec des équipes interfonctionnelles situées dans différents fuseaux horaires afin d’assurer une exécution fluide des tâches et un partage d’information en temps opportun.

Coordination du renouvellement des permis de travail:

Examiner les demandes et coordonner la documentation et les processus requis avec les parties prenantes.

Coordination du programme de référencement des employés:

Traiter les références d’employés provenant des entités non intégrées dans l’ATS;

Valider l’admissibilité et coordonner les paiements mensuels de référencement avec le service de la paie;

Assister la direction lors des audits et enquêtes lorsque nécessaire.

Suivi et coordination du budget:

Gérer la boîte de réception des factures de l’équipe Attraction mondiale des talents et assurer un traitement et un suivi rapides des factures;

Coordonner les audits et enquêtes avec l’équipe de finances et les fournisseurs externes.

Indicateurs, rapports et amélioration continue:

Développer des outils de suivi et fournir à la direction des analyses basées sur les données concernant les sujets assignés;

Agir comme ressource dans les projets liés aux vérifications des antécédents, aux programmes de référencement des employés et au suivi budgétaire.

Licence ou diplôme équivalent dans un domaine connexe (administration, ressources humaines ou comptabilité);

Minimum de 5 ans d’expérience dans l’administration, les ressources humaines ou la comptabilité;

Excellente maîtrise des outils ATS, Microsoft Teams, Outlook et Excel;

Capacité à organiser et hiérarchiser les tâches afin de respecter les délais;

Offre d’une expérience exceptionnelle aux clients internes (spécialistes en attraction des talents, dirigeants, employés, candidats);

Grande attention portée aux détails dans tous les aspects du travail;

Capacité à anticiper les besoins des clients et prise d’initiative;

Flexibilité et réactivité face à l’évolution des priorités;

Traitement des informations sensibles avec discrétion et professionnalisme.

Français :
Maîtrisé

Anglais :
Maîtrisé