Household Operation Assistant

1. Administrasi & Pelaporan Rumah Tangga

• Menyusun dan memelihara dokumen administratif (laporan bulanan, kontrak vendor, inventaris, pembelian, dan arsip keuangan).
• Membantu Household Manager dalam koordinasi jadwal, pelaporan, dan kegiatan operasional harian.
• Menyusun laporan administrasi bulanan untuk Finance Secretary dan Principal.
• Menyiapkan dan memperbarui form rumah tangga seperti purchase request, vendor report, dan service log.
• Mengelola proses pembelian bahan, perlengkapan, dan kebutuhan rumah tangga secara efisien serta sesuai anggaran.
• Melakukan riset harga, perbandingan penawaran, dan menjaga hubungan profesional dengan vendor.
• Mendukung Household Manager dalam penjadwalan dan pengecekan vendor maintenance (AC, taman, kolam, keamanan, laundry, dll.).
• Mencatat dan memperbarui inventaris barang rumah tangga (peralatan, linen, perlengkapan dapur, dan bahan habis pakai).
• Memastikan stok minimum tersedia dan pembelian dilakukan tepat waktu.
• Mendukung evaluasi kebutuhan barang untuk efisiensi biaya dan kualitas penggunaan.

• Menyiapkan dokumen payment request, petty cash, dan laporan pengeluaran harian/bulanan.
• Memastikan kelengkapan invoice, bukti transaksi, dan arsip pembayaran.
• Berkoordinasi dengan Finance Secretary untuk verifikasi data dan pelaporan keuangan rutin.
• Membantu koordinasi kedisiplinan, izin, dan jadwal kerja staf bersama Household Manager.
• Menjaga komunikasi profesional dan penuh rasa hormat antar anggota tim.

• Menindaklanjuti kebutuhan mendesak atau instruksi Principal dengan cepat dan akurat.
• Menjaga kebersihan, kerapian, dan kesiapan fasilitas sesuai standar rumah tangga.

• Membantu Household Manager dan PA dalam pengaturan perjalanan domestik maupun internasional keluarga.
• Menyiapkan itinerary dasar, daftar barang/wardrobe yang akan dibawa, serta memastikan perlengkapan pribadi tersedia sesuai jadwal keberangkatan.
• Melakukan koordinasi dengan vendor, agen perjalanan, dan transportasi lokal terkait tiket, akomodasi, dan logistik.
• Memastikan seluruh kebutuhan perjalanan dan keperluan pasca-perjalanan (unpacking, penyimpanan barang, dan administrasi pengeluaran) terselesaikan secara rapi dan tepat waktu.
• Pendidikan minimal D3/S1 (Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait).
• Pengalaman 2–5 tahun di bidang administrasi, purchasing, atau operasional (pengalaman di hospitality/estate management diutamakan).
• Mahir menggunakan Microsoft Office, Excel, dan sistem pengarsipan digital.
• Teliti, rapi, komunikatif, serta memiliki kemampuan multitasking dan time management.
• Mampu bekerja di bawah arahan ganda.
• Berkepribadian profesional, tenang, dan mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja berstandar tinggi.