Personal Assistant​/Secretary Directors

Memberikan dukungan penuh kepada Direksi dalam kegiatan eksekutif, administratif, dan koordinasi harian.

Mengelola agenda, kalender, janji temu, dan jadwal rapat Direktur secara efektif, termasuk dengan pihak internal maupun eksternal.

Mengatur dan membantu mengelola kebutuhan pribadi Direksi sesuai request.

Mengatur dan mengoordinasikan perjalanan dinas domestik dan internasional (tiket, hotel, visa, itinerary, dan kebutuhan terkait).

Menangani korespondensi masuk dan keluar (email, surat, panggilan telepon), menyaring informasi penting, dan mendistribusikannya kepada pihak terkait.

Menyiapkan agenda rapat, notulen (Minutes of Meeting), laporan, presentasi, dan dokumen pendukung lainnya.

Memastikan tindak lanjut (follow-up) atas keputusan dan action items berjalan tepat waktu.

Mengelola dokumen, arsip, dan sistem filing secara rapi, akurat, dan efisien.

Menjadi titik kontak utama antara Direktur dengan klien, mitra bisnis, instansi pemerintah, karyawan lain, dan stakeholder lainnya.

Mendukung koordinasi proyek, kegiatan bisnis, event, dan perjalanan kerja Direktur.

Menangani laporan pengeluaran, reimbursement, dan administrasi terkait.

Menjalankan tugas ad-hoc dan personal support sesuai kebutuhan untuk memastikan kelancaran operasional.

Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan dan Direksi dengan integritas dan profesionalisme tinggi.

Bersedia bekerja dengan jam kerja fleksibel dan dapat dihubungi di luar jam kantor untuk kebutuhan mendesak.

Memiliki integritas tinggi, jujur, bisa dipercaya, berintegritas dan loyal.

• Data pribadi Direksi & Perusahaan
• Keuangan Perusahaan & personal Direksi
• Strategi bisnis Perusahaan
• Hubungan profesional dan personal Direksi
• Klien & Data lain yang terkait Perusahaan

Tidak menyalahgunakan akses, informasi, atau kedekatan dengan Direksi.

Bersedia menandatangani NDA (Non-Disclosure agreement).

Pendidikan minimal S1 dari jurusan Sekretaris, Administrasi, Komunikasi, Bisnis, Ekonomi, atau bidang terkait.

Pengalaman minimal 3 tahun sebagai Personal Assistant / Executive Secretary / Executive Assistant, diutamakan pernah mendukung level Direksi atau C-level.

Berpengalaman dalam manajemen kalender, perjalanan bisnis internasional, rapat, dan korespondensi profesional.

Memiliki kemampuan manajemen waktu, multitasking, dan penentuan prioritas yang sangat baik.

Teliti, rapi, proaktif, memiliki inisiatif, dan mampu bekerja di bawah tekanan serta tenggat waktu ketat.

Profesional, berpenampilan rapi, komunikatif, dan memiliki interpersonal serta service mindset yang kuat.

Mampu bekerja secara mandiri maupun kolaboratif, serta nyaman berinteraksi dengan stakeholder senior.

Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs, Canva serta alat produktivitas digital lainnya.

Bersedia bekerja WFO di kawasan Lippo Karawaci, Tangerang dan dapat bergabung dalam waktu dekat (jika dibutuhkan).

Disarankan tidak terikat kewajiban keluarga berat.

Tidak mudah baper, posesif, atau mencampuradukkan urusan pribadi.

Lamaran kamu akan mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut:

• What's your expected monthly basic salary?
• Which of the following types of qualifications do you have?
• How many years' experience do you have as a Personal Secretary?
• Which of the following languages are you fluent in?
• Which of the following Microsoft Office products are you experienced with?
• Do you have experience in an administration role?
• How would you rate your Mandarin language skills?
• Are you available to work outside your usual hours when required? (e.g. weekends, evenings, public holidays)

Untuk mempercepat proses investigasi, mohon sertakan detail lain yang membuat Anda melaporkan lowongan ini sebagai penipuan / menyesatkan / diskriminatif / gaji di bawah upah minimum.