Coordinateur​/coordinatrice de cabinet H​/F

En binôme avec les associé
· es, le coordinateur / la coordinatrice est en charge de la coordination générale de l’ensemble des opérations et projets sur le cabinet. Cette personne est responsable de l’animation de l’équipe (10 à 30 personnes : soignant
· es, personnel d’accueil et fonctions supports) et de la gestion au quotidien du cabinet.

Ce poste est un remplacement suite à une évolution interne.

Les missions du poste sont amenées à évoluer à mesure que le cabinet évolue et que le réseau ipso croit.

• prioriser, coordonner et faire avancer les différents sujets
• assurer la communication interne, planifier et animer des réunions
• superviser le confort de l’équipe, la convivialité, la bonne tenue de l’environnement de travail, et résoudre les problèmes au quotidien
• superviser les achats, la logistique, la gestion des stocks et du matériel, les petits travaux et réparations, et les relations fournisseurs
• dépanner sur l’accueil quand nécessaire, résoudre les problèmes rencontrés à l’accueil
• participer à l’installation du cabinet (petits travaux, aménagements, etc.)

• gérer la paie (salaires et rétrocessions) et les démarches contractuelles, assurer le premier niveau de réponse sur les questions sociales et administratives de l’équipe
• assurer l’interface avec l’équipe administrative& financière, les banques, assurances et organismes sociaux
• suivre les équilibres économiques, la caisse du cabinet et la facturation
• assurer et analyser le reporting opérationnel : commentaires/réclamation patient
  · es, tableau de bord et baromètre d’équipe mensuels
• participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

• gérer l’intégration des nouvelles recrues
• accompagner l’équipe dans sa montée en compétences
• organiser les plannings des médecins & assistant
  · es et identifier les besoins en recrutement
• assurer les entretiens individuels des assistant
  · es médicaux/médicales
• s’assurer du bien‑être individuel et collectif de l’équipe
• participer aux décisions RH conjointement avec l’équipe d’associé
  · es

Puis quand les fondamentaux sont maîtrisés, il est possible de participer à des missions transverses de développement du projet ipso, par exemple :

• recruter et développer des formations
• piloter des projets d’amélioration opérationnelle (développer de nouveaux outils ou processus)
• piloter des projets transverses de développement (par exemple prospection et ouverture de nouveaux cabinets, lancement de nouvelles activités, initiatives de santé publique, etc.)
• s’investir dans la communication et le développement du réseau ipso

• au démarrage vous aurez 3 mois de formation avec la coordinatrice actuelle du cabinet lyonnais
• Puis vous exercerez à temps complet à Lyon + déplacements ponctuels à Paris ou autre cabinet quelques fois par an

NB : prise en charge du transport et du logement pour les déplacements à Paris évidemment

• culture du compagnonnage et de l’entraide, accompagnement dans la progression
• points réguliers pour évaluer la maîtrise des compétences, le savoir‑être et la bonne intégration dans l’équipe
• mise en place de coaching et de formations si besoin

Nous sommes intéressés par des personnes ayant de l’expérience en gestion administrative, gestion de projets et management d’équipe.

• la capacité à faire des plans d’action détaillés, à prioriser et à organiser une équipe
• une compréhension de base du fonctionnement comptable, fiscal, social, juridique, financier d’une entreprise
• une bonne maîtrise des outils de bureautique, notamment Excel / Google Sheet, et d’une manière générale une aisance minimale avec l’informatique et les nouvelles technologies
• une expression orale et écrite claire et synthétique

• une capacité à être moteur et une bonne autonomie
• un sens de l’organisation et de la rigueur
• une capacité à se remettre en cause, l’envie de progresser et faire progresser les autres, de faire preuve d’ouverture et de s’adapter
• une capacité à animer une équipe, avec un esprit…