Secrétaire D'appui Fonctionnel; h​/f - VILLE DE LA HAGUE

Vos Missions En Quelques Mots

Le(la) secrétaire d'appui fonctionnel assure les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique. Pour la partie Pôle Support :
• En étroite collaboration avec les directions :

- Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus, - Met en œuvre les tâches administratives dématérialisées, - Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support, - Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ;

assure la diffusion et l'archivage des courriers et des notes de service,
• Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau, …),
• Fournit l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes. Pour la partie direction des ressources humaines :
• Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3

SCT.

- L'accueil physique et téléphonique, - La planification collective, les agendas et l'organisation des réunions de service,
• Assure la gestion, l'enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,
• Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager,
• Assure l'enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,
• Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,
• Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.
• Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),
• Organise le classement et l'archivage des documents de la direction CONTRAINTES PARTICULIER ES :
• Disponibilité,
• Participation à des réunions.

• Définir des priorités et gérer des urgences,
• S'adapter aux divers interlocuteurs,
• Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
• Etre à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
• Avoir le sens du contact et l'esprit d'équipe,
• Connaître l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales,
• Assurer le « reporting » d'informations.