Operations Assistant

Location: Via Milano

Ruolo
Operations Assistant

Sede di lavoro
Milano

Descrizione del lavoro
La risorsa, inserita all’interno del team Operations, supporterà la gestione delle attività logistiche, operative, amministrative e organizzative dell’agenzia, contribuendo al corretto svolgimento dei progetti, eventi e produzioni. Il ruolo prevede un’interazione costante con i team interni e con fornitori esterni, oltre al supporto alle attività di ufficio. La sede del lavoro è a Milano.
Cerchiamo una persona orientata al lavoro di squadra, con un approccio collaborativo e proattivo, in grado di adattarsi a contesti dinamici e a priorità in evoluzione. Apprezzato spirito di iniziativa nell’anticipare esigenze operative e nel supportare l’organizzazione delle attività, affrontando gli imprevisti con attitudine di problem solving, flessibilità e attenzione ai dettagli.
La figura ideale è affidabile, precisa e versatile, capace di gestire più attività in parallelo e di contribuire al buon funzionamento dei processi operativi, mantenendo un atteggiamento positivo e orientato alle soluzioni.

Logistica & Fornitori
Organizzazione della logistica di eventi, produzioni per team interno e collaboratori
Organizzazione e gestione delle trasferte di lavoro (prenotazioni voli, treni, hotel, transfer)
Coordinamento delle agende di viaggio per team e management
Gestione della documentazione di viaggio e note spese
Supporto nella risoluzione di eventuali imprevisti legati alle trasferte
Coordinamento con fornitori, allestitori, corrieri e partner esterni
Organizzazione di spedizioni, ritiri e consegne di materiali
Monitoraggio di tempistiche, costi e avanzamento delle attività

Operations & Supporto ai Progetti
Supporto operativo ai team interni nella gestione dei progetti
Inserimento e controllo dati su sistemi gestionali e file di progetto
Supporto nella raccolta di preventivi e nella gestione degli ordini
Controllo e archiviazione della documentazione (DDT, fatture, contratti fornitori ecc.)
Preparazione di report operativi su costi, tempistiche e performance

Supporto Ufficio
Supporto alle attività organizzative e di segreteria dell’ufficio
Gestione forniture, materiali di consumo e magazzino
Accoglienza ospiti e supporto alla gestione degli spazi
Collaborazione alle attività di office management

Requisiti preferenziali
Esperienza, anche breve, in ruoli operativi, logistici o di office management
Esperienza in agenzie di comunicazione, eventi o contesti creativi
Conoscenza di strumenti di project management

Cosa offriamo:
Offriamo un inserimento con inquadramento e compenso commisurati all’esperienza.
La tipologia contrattuale sarà definita in fase di selezione, con possibilità di collaborazione in Partita IVA o contratto di collaborazione.