Executive Assistant & Office Manager

Location: Turbigo

Overview
Ayming è una multinazionale specializzata in servizi professionali per le aziende presente in 14 Paesi. In Italia ci focalizziamo su tre aree di competenza: finanziamenti per l’innovazione, tributi ambientali e compliance internazionale in materia di IVA. Siamo la prima società di consulenza ad essere diventata una Società Benefit, e promuoviamo un modello di business sostenibile che genera risultati concreti e duraturi per i nostri Clienti.

Entrare a far parte di Ayming vuol dire collaborare con un team giovane e dinamico che affronta nuove sfide in modo proattivo e innovativo.

Descrizione del lavoro
Per il nostro team a Milano, siamo alla ricerca di un/una  Executive Assistant & Office Manager . L’Office Manager & Executive Assistant garantisce il corretto funzionamento operativo e organizzativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando i processi di ufficio, i fornitori e le attività interfunzionali. È un punto di riferimento per la Direzione e per i diversi team aziendali, assicurando che le attività quotidiane si svolgano in modo efficiente, conforme alle procedure e in linea con gli standard aziendali.

Responsabilità Principali

Supporto alla Direzione (Executive Assistant): gestione dell’agenda e degli appuntamenti della Country Manager, organizzazione di viaggi, trasferte e riunioni direzionali, comprese plenarie e board review. Predisporre la documentazione e le presentazioni necessarie, redigere i verbali e garantire il follow-up delle azioni concordate. Gestire il flusso delle firme su documenti e curare la pubblicazione di contenuti su Linked In per conto della Country Manager.

Gestione Ufficio e Servizi Generali: supervisione quotidiana della sede di Milano, coordinamento dei servizi generali e di facility management, gestione fornitori, manutenzione, reception e sicurezza. Logistica d’ufficio, gestione di posta, corrieri, forniture e dispositivi ICT, aggiornamento e archiviazione dei contratti di fornitura. Individuare fornitori alternativi, negoziare condizioni vantaggiose e ottimizzare i costi operativi.

Supporto HR e Onboarding: in collaborazione con il team HR, gestione onboarding e offboarding, coordinazione attivazione account IT, consegna materiali informatici e pianificazione delle welcome call con il Country Manager. Aggiornamento delle procedure di onboarding e supporto alla gestione della flotta aziendale, rispettando scadenze contrattuali e offrendo un servizio efficiente ai dipendenti.

Supporto Commerciale e Amministrativo: supporto operativo al Country Manager e ai membri del Comitato Direttivo nella relazione con clienti e partner, pianificazione di incontri e aggiornamento delle attività su Salesforce. Raccolta e archiviazione digitale della documentazione contrattuale, gestione delle firme e monitoraggio dei flussi documentali in coordinamento con il team Sales.

Procedure, Qualità e Compliance: redazione, revisione e aggiornamento delle procedure operative aziendali (es. travel policy e flussi di firma), coordinamento delle attività interfunzionali per miglioramento continuo e supporto nella verifica annuale ISO 9001, in collaborazione con i consulenti esterni.

Eventi, Comunicazione Interna e Supporto Operativo: organizzazione logistica di eventi aziendali, corsi di formazione e attività di team building; contatto con consulenti esterni di natura amministrativa, tecnica o legata alla salute e sicurezza, gestione efficace delle attività operative quotidiane.

Qualifiche

Esperienza pregressa di almeno 3-5 anni in ruoli di Office Manager, Executive Assistant o simili.

Ottime capacità organizzative e gestione delle priorità.

Padronanza dei principali strumenti digitali (Microsoft 365, Salesforce, strumenti di videoconferenza).

Buona conoscenza della lingua inglese.

Attitudine proattiva, precisione, riservatezza e forte orientamento al problem solving.

Informazioni aggiuntive

HR Policy:
Unleash your potential with our Ayming Academy and Ayming Digital Academy!

Grow your career with our tailored support programs, My Professional Journey or MoveWithUS.

Work your way: flexibility, inspiring and friendly spaces.

Connect and celebrate through events and gatherings all year round (Webinars, Coffee With, ecc.).

Cosa offriamo

Contratto a tempo indeterminato.

Ambiente di lavoro internazionale e stimolante, con HQ in Francia.

Modalità di lavoro ibrida: 4 giorni in ufficio (Milano), 1 giorno in smart working.

Crescita professionale e formazione continua.

Pronto a diventare un Aymer? Se vuoi entrare in un team dinamico, innovativo e internazionale, inviaci la tua candidatura. Non vediamo l’ora di conoscerti!

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