Faculteitsecretaris Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig) heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel.
Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn.
Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.
De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

Als faculteitssecretaris sta je in voor de  administratieve leiding en organisatie van de faculteit  Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie, dit onder de verantwoordelijkheid van de decaan en in overleg met de facultaire beleidsorganen.

Een greep uit jouw takenpakket:

Je bent verantwoordelijk voor de  organisatie, coördinatie, planning en werking  van het faculteitssecretariaat;
Daarnaast geef je dagelijkse  leiding aan de 7 medewerkers  (profielen administratief medewerker, administratief deskundige, beleidsmedewerker) van het faculteitssecretariaat;
Je  ondersteunt de Decaan en de beleidsorganen  van de faculteit op beleidsmatig en administratief vlak en je bent verantwoordelijk voor de communicatiedoorstroming tussen het faculteitssecretariaat en de bevoegde organen;
Je informeert en overlegt met de Decaan, met wie je een 'tandem' vormt.
Je woont  facultaire en universitaire vergaderingen  bij, rapporteert hierover en staat mede in voor de uitwerking en uitvoering van beslissingen;
Je fungeert als  centraal aanspreekpunt  voor collega's uit administratieve diensten van de VUB en academisch personeel van de faculteit;
Je  adviseert en ondersteunt  belanghebbenden en betrokken binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema's op het gebied van reglementen, compliance en procedures;
Je bent  verantwoordelijk voor de opvolging van personeelszaken  (zowel academisch personeel als administratief-technisch personeel) en voor onderwijs- en studentenadministratie;
Je staat mee in voor het opstellen en tijdig uitvoeren van het  facultair beleid(splan)  en de actiepunten uit facultaire bestuursorganen.
Tot slot sta je in voor de  financiële opvolging  van de werking van het faculteitssecretariaat en het decanaat. Je gaat flexibel om met onverwachte problemen en wisselende arbeidsomstandigheden.

Voor deze functie zal  Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene)  je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

Wat verwachten wij van jou?

Je hebt een  masterdiploma  of gelijkwaardig door ervaring;
Je hebt werkervaring in een  administratief sturende functie;
Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het  Nederlands ;
Jouw skills in het gebruik van courante  pc-toepassingen  (MS Office) zijn excellent;
Je bent een echte  people manager : je bent in staat een team te motiveren, aan te sturen en te evalueren;
Je hebt idealiter ervaring met  leidinggeven  aan medewerkers.
Tegelijk ben je  luistervaardig en dienstbaar  t.a.v. studenten en personeel;
Je bent een geboren  organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie;
Je bent in staat om tijdig problemen te  detecteren  en een efficiënte  oplossing  voor te stellen;
Je bent  besluitvaardig en doordacht  handelend;
Je kan vlot 'brandjes blussen';
Je bent in staat om je aan te passen aan  wijzigende omstandigheden  (qua werkplek, takenpakket en organisatiestructuur);
Je kan tegen een stootje wanneer het eens wat  drukker  wordt of bij een tegenslag;
Met je  pragmatische  ingesteldheid zoek je actief mee naar oplossingen en doe je voorstellen tot optimalisering van de werking;
Je hebt  strategisch  inzicht ihkv langetermijnplanning en change management;
Tot slot stellen je  diplomatieke vaardigheden en je kennis van de universiteitsstructuren  (op korte termijn te verwerven) je in staat om de vitale schakel te zijn tussen centrale administratie, facultaire structuren, personeel en…