Administrador(a) de Oficina

Tiempo completo / Medio tiempo Lafayette, IN (Presencial)

El/La Administrador(a) de Oficina es responsable de mantener la organización, comunicación y eficiencia en las funciones administrativas y operativas. Este puesto apoya los procesos de contabilidad, coordinación de envíos, asistencia de inventario y las operaciones generales de la oficina. El candidato ideal es detallista, confiable y proactivo(a) en un entorno de ritmo rápido.

• Disponibilidad para turnos de mañana, tarde y noche

Soporte Administrativo

• Gestionar documentos internos, reportes y archivos (digitales y físicos)
• Preparar facturas, reportes y documentos administrativos
• Apoyar al liderazgo con tareas asignadas y seguimientos
• Asegurar que los procesos administrativos se completen con precisión y a tiempo

Cuentas por Cobrar y Coordinación Financiera

• Generar y enviar facturas utilizando Zoho Books
• Monitorear pagos pendientes y mantener registros de cuentas por cobrar
• Dar seguimiento con clientes respecto a pagos y fechas de vencimiento
• Registrar pagos y coordinar con contabilidad para la conciliación
• Preparar y coordinar envíos (Fed Ex o transportistas similares)
• Crear etiquetas, programar recolecciones y rastrear entregas
• Resolver problemas y reclamaciones de envíos
• Asistir con conteos de inventario y verificación de productos

Ventas y Soporte al Cliente

• Apoyar al equipo de ventas con procesamiento de pedidos y documentación
• Actualizar información de clientes en sistemas CRM (Zoho preferido)
• Comunicarse profesionalmente con clientes respecto a pedidos y pagos
• Asistir con seguimiento post-venta
• Mantener un espacio de trabajo limpio, organizado y funcional
• Monitorear suministros de oficina y coordinar reabastecimiento
• Asistir con proyectos administrativos según sea necesario
• Contribuir a un ambiente de trabajo profesional y productivo
• Conocimiento básico de facturación, cuentas por cobrar y procesos de envío
• Dominio de Excel o herramientas similares
• Fuerte atención al detalle y precisión
• Bilingüe (inglés/español preferido)
• Habilidades sólidas de organización y comunicación
• Capacidad para manejar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido
• Organizado(a), confiable y puntual
• Fuerte seguimiento y responsabilidad
• Proactivo(a) y dispuesto(a) a aprender
• Profesional y discreto(a) con información financiera y de clientes

• Pago por hora competitivo basado en experiencia
• Tiempo libre remunerado (PTO)
• Opciones de horario flexible
• Capacitación en sistemas internos (Zoho Books y CRM)
• Oportunidades de crecimiento basadas en desempeño

• Puesto presencial en Lafayette, Indiana
• Empresa de ritmo rápido y orientada al crecimiento
• Ambiente de equipo colaborativo y estructurado

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