Assistant; e de direction; H​/F

Descriptif du projet et du sous-projet

Vous souhaitez évoluer dans le domaine de l’administration, à la recherche d’une expérience professionnelle enrichissante, vous désirez mettre en pratique les acquis de votre formation, acquérir de la pratique, et/ou développer votre autonomie pour compléter votre formation ou vous préparer pour une certification? Le département administration de gaea
21 assure le bon fonctionnement de toute l’association. Il vous offre la possibilité de développer et d’acquérir des compétences grâce à une expérience concrète dans votre domaine d’étude via des méthodes et outils de travail professionnalisants, pour vous permettre d’augmenter votre efficacité et vos compétences.

Pour notre Pôle Administration, nous recherchons un.e Assistant(e) de direction (H/F).

Après une période de post‑formation sur nos outils de travail, vous intégrez le Pôle Administration de gaea
21 très fortement en lien avec les autres pôles.

Vous aurez pour mission : accompagner le président dans la réalisation de ses projets en le tenant informé des vos actions constamment.

• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (email, messages appels, notes, ...), peut prendre en charge le suivi complet d’un dossier pour le compte du président de l’association.
• Capable de coordonner une équipe, être pédagogue, savoir transmettre un message à l'association en cas de besoin.
• Organiser des déplacements officiels : rendez‑vous sur Genève et agglomérations alentour, dans la mesure du possible.
• Savoir conseiller et proposer des actions professionnelles et pertinentes afin de favoriser l’avancement des projets actions diverses avec les autres collaborateurs.
• Collaborer avec différents pôles : Échange avec le Pôle Ressources Humaines sur le suivi administratif des équipes, le Pôle Formation sur les besoins en formation, et le Pôle Projets sur le suivi des projets et les compétences des collaborateurs selon la demande du président et les besoins de l’association.
• Management de collaborateurs (identification, gestion, suivi et évaluation des collaborateurs des équipes des projets, conception des projets pédagogiques réalisés en interne).
• Participer à la mise en place des partenariats avec des centres : suivi des échanges d’une école, université, agglomération, mairie partenaire, rédaction et validation des projets tutorés avec les managers des projets, suivi des projets tutorés.

Début du stage ou mission : immédiatement ou à convenir. Durée du stage ou mission : 3 mois minimum à 80 % ou 6 mois à partir de 40 %. Travail à distance (télétravail). Convention de stage ou contrat de bénévolat. Horaires à définir ; min. 2 réunions hebdomadaires (via Skype) obligatoires. Le stage ou mission n’est pas rémunéré mais nous certifions les compétences professionnelles développées et acquises par un certificat.

• Formation dans le domaine de l’administration (en cours ou en fin de formation).
• Maîtrise des outils de bureautique, une expérience sur les Workspace de Google est un plus :
  Google Drive, Google Sheet et Google Doc.
• Savoir être professionnel : autonome, organiser son travail selon ses priorités et ses objectifs, à l’écoute, responsable, dynamique, s’adapter aux changements, faire preuve de réactivité, de rigueur et de précision.
• Bonne communication écrite et orale (français C1 minimum / anglais B2 minimum).
• Aisance avec le télétravail et les outils de visioconférence.
• Sensibiliser à l’environnement et promouvoir le développement durable.
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier.

Gaea
21 propose un modèle de coaching carrière qui s’articule autour des axes suivants :
Bilan, identification de compétences, mise en place d’un plan de carrière et accompagnement de carrière, mise en place d’un plan de formation dans le cadre d’un stage. Ce modèle se base sur le principe de la méthode japonaise Ikigai et permet à chacun d’optimiser ses compétences et ses…