Spécialiste archives administratives

Au sujet de la Bibliothèque

Basée sur le campus lausannois, au sein du Rolex Learning Center, la Bibliothèque de l’EPFL est un partenaire clé de la communauté universitaire. La Bibliothèque est un centre de compétences et d’expertise en matière d’information scientifique, au service des missions d’enseignement et de recherche de l’EPFL.

L’unité « Digital repositories et archives » est en charge de la gestion des archives de l’institution, ainsi que de la diffusion et de la valorisation des productions scientifiques EPFL.

Sous la direction du/de la Responsable Equipe « Archives », le/la Spécialiste archives administratives contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives de l’EPFL. Il/elle assume les responsabilités opérationnelles suivantes, en autonomie et collaborativement, selon les priorités de l’équipe.

Gestion des documents d’activité (records management) et collecte des archives

• Élaboration, déploiement et mise en œuvre de référentiels métier et d’outils adaptés au contexte et au système d’information EPFL
• Rédaction de directives et recommandations en matière gestion documentaire et les bonnes pratiques archivistiques
• Accompagnement des usagers et des services versants pour la gestion documentaire et l’archivage : sensibilisation, formation à la préparation des versements et éliminations, gestion des archives intermédiaires, transfert de documents, versements
• Évaluation de fonds d’archives : contrôle des versements, tri et conservation, élimination physique des documents

Classement et description

• Élaboration de plans de classement
• Analyse des documents/dossiers, classement, indexation

Conservation

• Mise en œuvre de la politique de conservation (préventive et curative) : suivi des conditions de conservation matérielle, surveillance de l’intégrité des collections, récolements, diagnostic et analyse des besoins, choix de solutions, évaluation et négociation des moyens
• Gestion des espaces de traitement et conservation : locaux et matériels, règles d’accès, prévention-gestion des sinistres
• Archives électroniques : gestion du stockage, conservation
• Entretien courant des collections : choix du mobilier et du matériel, conditionnement, magasinage, rangement, dépoussiérage, destruction
• Traitement technique des supports : restauration de documents et matériels, reliure, désinfection, campagnes de numérisation

Soutien technique pour l’informatisation du système archivistique

• Accompagnement du déploiement du système d’information archivistique (SIA) et du système d’archivage électronique (SAE)
• Développement de scripts permettant l’automatisation de processus (contrôle, migration, enrichissement des métadonnées…)
• Configuration, tests et documentation des workflows d’ingestion, de traitement, de versement et de communication

Communication et valorisation

• Recherches à l’intention des publics internes ou externes, accompagnement des utilisateurs
• Elaboration de supports de communication à l’intention des services
• Actions de valorisation (expositions, publications…)

Autres activités

• Participation au tournus des guichets de service au public de la Bibliothèque

• Expérience dans un service d’archives
• Compréhension de l’environnement administratif et académique (missions, activités et fonctionnement des services) et de ses enjeux.
• Connaissance et/ou pratique du cadre réglementaire applicable aux archives, des formats de métadonnées, standards et outils d'indexation utilisés dans le monde des archives
• Pratique de logiciels d’archivage (SIA et SAE) et outils connexes (Archifiltre, Droid…)
• Aisance avec les outils informatiques usuels, notamment APIs
• Scripting et automatisation de traitements, capacité à modéliser des workflows

• La confidentialité et une discrétion absolue sont indispensables dans l'exercice de cette fonction
• Intérêt et sens aigu du service public, attention constante portée à la qualité des prestations délivrées
• Rigueur, bonne organisation personnelle et capacité à gérer des priorités et tâches multiples
• Capacité d’écoute, aptitude à…