Commis Administratif; ve

Position: Commis Administratif(ve)
Titre du poste
Commis administratif(ve) – Service à la clientèle / Facturation

Supérieur immédiat
Sous la supervision du/de la Planificateur(trice) demande/offre, le(la) commis administratif(ve) reçoit, saisit et traite les commandes clients, assure la facturation associée et communique les informations pertinentes aux clients et aux équipes internes. Il(elle) contribue à la qualité du service à la clientèle et agit comme  remplaçant(e)  au sein de l’équipe, incluant les tâches reliées à la réception.

Responsabilités principales

Saisir et traiter  l’ensemble des commandes reçues par téléphone, télécopieur (fax), courriel et via le système  Alligacom , dans le système informatique interne.

Confirmer  chaque commande auprès des acheteurs (validation des prix, quantités et date de livraison).

Imprimer  les commandes et  les transmettre  au département de l’expédition.

Répondre  aux demandes des clients et des représentants dans les meilleurs délais;  résoudre  les situations courantes ou  acheminer  les dossiers aux personnes-ressources au besoin.

Valider , au besoin, les quantités à produire avec le(la) planificateur(trice) de production.

Produire  les rapports de ventes et de facturation (hebdomadaires, mensuels, trimestriels).

Vérifier et analyser  les réclamations / charges clients : valider la demande, investiguer à l’interne et rassembler les pièces justificatives.

Effectuer  les ajustements de prix dans les systèmes internes, selon les procédures en vigueur.

Assurer le remplacement à la réception  lors des absences de la réceptionniste.

Effectuer toute autre tâche connexe  reliée au poste.

Exigences SQF / HACCP

S’assurer que ses actions soutiennent la fabrication de produits conformes aux critères de  qualité  et de  sécurité alimentaire  définis par l’entreprise.

Respecter les exigences du  code SQF  et  signaler  tout problème de salubrité alimentaire au personnel autorisé à intervenir.

Exigences – formation, habiletés et expérience

Bilinguisme français/anglais , oral et écrit.

Diplôme d’études secondaires  (DES).

Expérience en  service à la clientèle  et  notions de comptabilité .

Excellente  organisation  et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Rigueur  : minutie et précision en saisie de données.

Maîtrise de  Microsoft Office , surtout  Excel  (RECHERCHEV et tableaux croisés dynamiques).

Entregent , écoute, diplomatie et esprit d’équipe.

Autonomie  et  polyvalence .

Exigences – formation, habiletés et expérience

Bilinguisme français/anglais , oral et écrit.

Diplôme d’études secondaires  (DES).

Expérience en  service à la clientèle  et  notions de comptabilité .

Excellente  organisation  et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Rigueur  : minutie et précision en saisie de données.

Maîtrise de  Microsoft Office , surtout  Excel  (RECHERCHEV et tableaux croisés dynamiques).

Entregent , écoute, diplomatie et esprit d’équipe.

Autonomie  et  polyvalence .