Administrateur; trice) aux produits

Avec un héritage de plus de 90 ans, nous continuons de développer et de renforcer notre présence dans les 7 pays où nous opérons, avec plus de 100 unités et la représentation de grandes marques dans notre domaine d’activités.

Tous les jours, nous nous efforçons de répondre aux besoins du marché avec d’excellentes solutions, équipements, et services et nous sommes convaincues que nous avons les meilleurs talents pour répondre à ces attentes.

Prêt à franchir une nouvelle étape dans votre carrière?

Votre nouvelle opportunité est peut-être juste là.

Nous recherchons un Administrateur(trice) Support aux produits pour rejoindre notre équipe Admin au Québec.

Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels internes et externes, les filtrer et les acheminer au besoin. Planifier les rendez-vous pour le service, les fournisseurs, les sous-traitants et les clients. Assurer la tenue à jour des dossiers des fournisseurs et des clients.

• Maintenir les dossiers des véhicules conformément aux exigences gouvernementales afin d'assurer un suivi adéquat.
• Maintenir les dossiers des conducteurs conformément à la politique de gestion de la flotte de l'entreprise.
• Émettre les bons de commande (PO) aux fournisseurs pour les travaux d'entretien des véhicules lorsque la carte de flotte n'a pas été utilisée.
• Effectuer le suivi mensuel du kilométrage des véhicules.
• S'assurer que les contraventions liées aux véhicules sont payées par les employés concernés.
• Participer au processus de commande des véhicules (collecte d'information et coordination avec le fournisseur de la flotte).
• Administrer le système GPS des camions de service, créer les comptes utilisateurs, offrir du soutien aux utilisateurs, ainsi que valider et codifier les factures trimestrielles.
• Maintenir à jour la liste des véhicules de service et assurer le renouvellement annuel des immatriculations.

• Enregistrer les équipements dans le système Care Track lors de l'inspection avant livraison (PDI) et s'assurer que la configuration est complétée à 100 %.
• Créer et maintenir les comptes utilisateurs, tant internes qu'externes.
• Créer les contrats Care Track dans SAP et y joindre les contrats signés.
• Transmettre les contrats Active Care Direct au représentant de Volvo lors de l'inspection avant livraison (PDI) et de la vente des équipements.
• Analyser la liste des équipements actifs et s'assurer que les clients sont facturés lorsque la période gratuite est expirée.
• Collaborer avec le directeur des ventes et le gestionnaire du soutien aux produits afin de déterminer quels équipements doivent être retirés du système après l'expiration de la période gratuite.

• Créer les contrats dans SAP et y joindre la feuille de calcul ainsi que le contrat signé.
• Enregistrer les nouveaux équipements vendus dans le système RMA (Volvo) et informer le service des ventes des équipements mis en location pour la première fois.
• Obtenir mensuellement les relevés d'heures des équipements à partir du système télématique ou directement auprès du client.
• Générer les documents de facturation mensuels pour chaque contrat.
• Soumettre les factures aux clients conformément à leurs exigences en matière de bons de commande (PO). Une fois les PO reçus, les intégrer aux factures, informer le service de la comptabilité et transmettre les documents pour paiement.
• S'assurer que les contrats arrivés à échéance sont facturés en totalité et correctement fermés dans le système.
• Facturer aux clients les outils techniques utilisés dans le cadre des services Care Track.

• Participer à la formation des nouveaux administrateurs du service.
• Assurer le suivi…