Responsable du contrôle des documents

Aperçu de la position

En tant que Responsable du Contrôle des Documents, vous gérerez et dirigerez les équipes de contrôle documentaire pour les grands projets à travers le Québec. Vous serez responsable d'établir le flux et la distribution des documents pour les équipes de conception et de construction au bureau de projet.

Assurez-vous que toutes les pratiques et procédures respectent les exigences de conservation des documents du projet et effectuez des audits périodiques pour garantir une conformité continue. Mettez en place des procédures pour assurer le traitement rapide des documents afin de respecter les dates de livraison établies. Collectez et enregistrez tous les documents contractuels et la documentation du projet, de la phase d'appel d'offres jusqu'à l'achèvement du projet.

Reproduisez, distribuez, stockez et récupérez la documentation.

Vue d'ensemble du district

Les projets du district de l'Est du Canada comprennent des autoroutes, des ponts, les transports en commun, le développement de sites miniers et les opérations de mines à ciel ouvert, des centrales hydroélectriques, des parcs éoliens, des barrages et des installations industrielles. Ils servent les industries de la construction et de l'exploitation minière et opèrent dans l'Est du Canada.

Lieu

Ce poste sera situé dans notre bureau de Laval. Les candidats sont censés travailler au bureau.

Responsabilités

· Gérer l'organisation et la maintenance d'un système de contrôle et de gestion électronique des documents

· Développer et mettre en œuvre des procédures et processus spécifiques pour la réception et le cachetage des documents entrants, l'enregistrement, la distribution, le classement, la révision, l'approbation et la diffusion

· Optimiser les processus de contrôle des documents afin de minimiser la manipulation double de l'information ou la saisie manuelle des données

· Travailler activement à l'amélioration et/ou au développement des procédures, flux de travail et modèles du département. Montrer un engagement envers l'assurance qualité

· Établir l'interface avec tout système de gestion de documents client ou partenaire

· Former les équipes projet aux outils et processus de contrôle des documents afin d'assurer la conformité avec le plan de gestion du contrôle des documents du projet

· Superviser, encadrer et développer le personnel junior et intermédiaire en contrôle des documents

· Diriger toutes les modifications nécessaires pour personnaliser le système de contrôle et de gestion des documents afin de répondre aux exigences du projet.

· Collaborer avec les autres disciplines pour s'assurer que toute la documentation est traitée selon le planning du projet.

· Gérer les échéances et s'assurer qu'une communication appropriée est fournie (aux parties concernées) en cas de conflits de planning.

· Participer à tous les audits externes / internes selon les besoins, en étant pleinement conscient des plans, politiques et procédures appropriés et répondre efficacement aux demandes d'actions correctives.

· Maintien des jeux de dessins contrôlés

· Établir des dossiers d'ingénierie/de documents conformément aux normes de conservation des enregistrements

· Assemblage et compilation des packages de remise selon les exigences du projet.

Qualifications

· Un diplôme ou une qualification postsecondaire pertinente est préféré.

· Plus de 8 ans d'expérience en gestion de documents, de préférence dans un rôle de leadership ou de supervision, dans un environnement d'ingénierie et/ou de construction est un atout.

· Expérience dans la compilation de documents pour la clôture et la remise de projets.

· Expérience des systèmes de gestion électronique des documents (SGED) (fortement souhaitée).

· Connaissance avancée des procédures de contrôle des documents et…