Office assistant​/Secretaresse

Profiel Office assistant / Secretaresse

Als Office assistant / secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van Stichting VALK. De mensen die bellen of binnenkomen kampen vaak met angstklachten en hebben soms jaren getwijfeld voordat ze de stap durfden te zetten. Voor hen is dat eerste contact spannend, dus jij staat ze rustig en met begrip te woord, legt geduldig uit hoe alles werkt (ook als het gaat om vergoedingen) en zorgt voor een warm welkom met de deur open en een kopje koffie of thee.

In de praktijk behandel je de telefonische aanvragen, plan je intakes en eerste afspraken in en verzet je afspraken waar nodig. Je houdt de mail en de telefoon in de gaten en regelt de eerste ontvangst van cliënten.

Het werk is afwisselend en je schakelt de hele dag tussen contact met cliënten en de organisatie achter de schermen.

Daarnaast ondersteun je de elf behandelaren met allerlei administratieve taken, van het versturen van huisartsenbrieven en het printen van stukken tot het afrekenen van particuliere sessies. Voor de groepstrainingen zet je de boel klaar, en het inchecken voor de vlucht doe je samen met je collega. De behandelaren zijn zelfstandig en plannen hun vervolgafspraken vaak zelf, maar bij ziekte of een afzegging pak jij het weer op.

Ook ondersteun je de bestuurder met uiteenlopende taken. Je denkt mee en neemt werk uit handen waar dat nodig is. Je notuleert het teamoverleg en je ondersteunt en notuleert bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht.

Je werkt samen met de andere secretaresses in een klein, hecht team waarin iedereen alles voor iedereen doet en het werk onderling wordt verdeeld. Op termijn word je ook betrokken bij het aanmeldteam, zodat je nog meer betekenis krijgt in het traject van de cliënt.

• Affiniteit met de GGZ of de zorg (ervaring binnen de GGZ is geen vereiste)
• Inlevingsvermogen en empathie om mensen met angstklachten rustig en geruststellend te woord te staan
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel aan de telefoon als in het persoonlijke contact
• Organisatietalent en oog voor detail
• MBO+/ HBO werk- en denkniveau in een relevante richting
• Ervaring in een secretariële of frontoffice rol, we zoeken iemand die al wat jaren meedraait
• Je bent servicegericht en rustig en pakt zaken zelfstandig op

Stichting VALK bestaat inmiddels 36 jaar en is ooit opgericht als vliegangstcentrum, met Schiphol, KLM en de Universiteit Leiden als founding fathers. In de loop der jaren is de organisatie steeds verder gegroeid en gespecialiseerd in de behandeling van angst en angststoornissen, waarbij vliegangst de bijzondere specialiteit is gebleven.

Het werk is verdeeld over VALK Psychologische Zorg, die de GGZ-zorg met contracten bij zorgverzekeraars verzorgt, VALK Vliegangst met een speciale tweedaagse training inclusief een echte vlucht met KLM, een cabinesimulator en een bezoek aan de onderhoudshangar, en VALK Opleidingen en Trainingen, waar psychologen worden opgeleid tot GZ-psycholoog en stageplekken worden geboden. Jaarlijks helpen ze honderden mensen om hun angst hanteerbaar te maken, onder andere met exposure-therapie.

Het is een kleinschalige en persoonlijk gerichte organisatie met korte lijnen, waar iedereen elkaar kent en er oprechte aandacht is voor zowel cliënten als collega’s. Je komt terecht op een fijne plek waar je merkbaar verschil maakt, want je helpt mensen die hun angst overwinnen en hun leven weer oppakken.

• 24 tot 32 uur per week
• Standplaats Leiden, goed bereikbaar met de auto (eigen parkeerterrein) én met het OV (op loopafstand van Leiden Centraal)
• Maximale salarisindicatie: € 4714 obv 40 uur (dit is inclusief een 13de maand), afhankelijk van je kennis en ervaring
• 8,33 % Vakantiegeld bovenop je salaris
• Pensioenopbouw via het ABP
• Reiskostenvergoeding
• Een klein en informeel team met veel zelfstandigheid en korte lijnen
• Ruimte om mee te denken en jezelf te ontwikkelen, met op termijn een rol in het aanmeldteam
• Uitzicht op een vast contract bij goed functioneren