Secretaresse ​/ Management assistent

Jouw organisatietalent maakt het verschil bij GHOR Hollands Midden

Een overleg dat tot in de puntjes is voorbereid, afspraken die goed op elkaar aansluiten en collega’s die precies weten waar ze aan toe zijn. Jij houdt het overzicht, ziet wat er nodig is en komt in actie, vaak nog voordat iemand iets hoeft te vragen.

Voor GHOR Hollands Midden zoeken we een ervaren secretaresse die graag regelt, organiseert en mensen met elkaar verbindt. Je werkt zelfstandig, maar staat tegelijkertijd midden in het team. Met jouw gevoel voor structuur én aandacht voor collega’s lever je iedere dag een belangrijke bijdrage aan het werk van de GHOR.

32 uur per week

Een overleg dat goed is voorbereid, afspraken die logisch op elkaar aansluiten en acties die niet blijven liggen: daar krijg jij energie van. Samen met je collega-secretaresse vorm je het secretariaat van GHOR Hollands Midden. Jullie zorgen ervoor dat collega’s kunnen rekenen op professionele ondersteuning en dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Het ene moment stem je een afspraak af met een partner binnen het zorg- en veiligheidsdomein, het volgende moment bereid je een bijeenkomst voor of werk je de actiepunten van een overleg uit. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt.

In de praktijk betekent dit dat je onder andere:

• afspraken plant en afstemt met interne collega’s en externe partners;
• overleggen voorbereidt en notuleert en ervoor zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd;
• bijeenkomsten en teamactiviteiten organiseert en alles tot in de puntjes regelt;
• correspondentie verzorgt en niet-routinematige vragen zelfstandig afhandelt;
• adressenbestanden, registraties en complexe overzichten zorgvuldig bijhoudt;
• facilitaire en administratieve werkzaamheden voor het team oppakt;
• op basis van globale instructies zelf prioriteiten bepaalt en acties uitzet;
• kansen ziet om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten.

Ook wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het hoofd koel. Je bepaalt wat als eerste aandacht nodig heeft, schakelt gemakkelijk en zorgt ervoor dat niets uit beeld raakt. Daarbij kijk je verder dan je eigen werkzaamheden: je ziet hoe processen met elkaar samenhangen, denkt actief mee over verbeteringen en levert tijdens teamoverleggen graag jouw bijdrage.

Naast overzicht en structuur breng je persoonlijke aandacht. Je weet wat er binnen het team speelt en hebt oog voor attenties, teamactiviteiten en bijzondere momenten. Juist die combinatie van professioneel organiseren en oprechte betrokkenheid maakt jou van grote waarde voor het team.

Kortom: een zelfstandige en afwisselende functie waarin jij achter de schermen zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.

Je gaat werken bij GHOR Hollands Midden: de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio. De GHOR coördineert, regisseert en adviseert over de geneeskundige hulpverlening bij rampen en crises.

Je komt terecht in een enthousiast en zelforganiserend team. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het bepalen en behalen van de resultaten. Dat maakt jouw werkomgeving dynamisch, maatschappelijk relevant en voortdurend in ontwikkeling.

Meer informatie over GHOR Hollands Midden vind je op (Use the "Apply for this Job" box below). .

Jij krijgt er energie van als een volle agenda klopt, een overleg goed is voorbereid en collega’s dankzij jouw ondersteuning verder kunnen. Je ziet wat er moet gebeuren, brengt structuur aan en komt in actie zonder dat iemand je daar steeds om hoeft te vragen. Ook als verschillende verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het hoofd koel en bepaal je wat als eerste nodig is.

Je werkt zelfstandig, maar doet het nadrukkelijk samen. Je kent het team, voelt aan wat er speelt en hebt aandacht voor zowel het werk als de mensen erachter. Met jouw betrokkenheid, initiatief en gevoel voor samenwerking zorg je ervoor dat collega’s op je kunnen bouwen en het team prettig en professioneel kan werken.

• een afgeronde, relevante mbo-4-opleiding, bijvoorbeeld in een secretariële richting;
• minimaal vier jaar relevante werkervaring in een secretariële of vergelijkbare…