Administratief medewerker Juridische dienst

KU Leuven Research & Development (LRD) slaat bruggen tussen wetenschap en maatschappij. Als technologietransferdienst van de Associatie KU Leuven begeleiden we wetenschappers om hun onderzoeksresultaten ten dienste te stellen van samenleving, economie en leefomgeving. Ons multidisciplinaire team heeft een solide ervaring met het opzetten van onderzoekssamenwerkingen, het beschermen en licentiëren van intellectuele eigendom en het oprichten van spin-offs. Via een uniek netwerk verbinden we onderzoekers met bedrijven, maar ook met overheden, investeerders en andere organisaties, waardoor we samen kunnen inspelen op noden uit de samenleving.

Zo bouwen we aan een wereld klaar voor morgen met uitmuntend onderzoek van vandaag.
Functieomschrijving    Je staat in voor de ondersteuning van de juridische adviseurs van LRD en voor de opvolging van de contractdossiers (in het kader van contractonderzoek);
Je staat in voor de administratieve voorbereiding van nieuwe dossiers, waaronder het aanmaken van deze dossiers, het opvragen van bijkomende informatie, en het aanvullen en invoeren van projectgegevens;
Je volgt dossiers administratief op: het vervolledigen van ontbrekende gegevens in het dossier en de databank, het opvolgen van de documentenflow van de projecten, en het bijhouden van de projectstatus;
Je werkt de reeds gekende contractdossiers zelfstandig af en neemt initiatief om de contractflow in een zo kort mogelijke termijn af te werken;
Je staat in voor het mee uitwerken en optimaliseren van workflows;
Je staat in voor de opmaak van contracten volgens bestaande templates;
Je staat in voor het ondertekeningsproces van contracten en andere documenten;
Je bent voor deze taken het aanspreekpunt voor de bij het project betrokken onderzoeksgroep(en) en/of de externe contractpartners van LRD.
Profiel    Je beschikt over een bachelordiploma (bv. richting secretariaat talen of een graduaat in de rechtspraktijk) of je bent gelijkwaardig door ervaring;
Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels;
Je beschikt over een goede kennis van MS Office pakketten (Word, Excel, Access);
Je kan zelfstandig, proactief en op een efficiënte manier een dossierflow verwerken en hebt zin voor orde en systematiek;
Je haalt energie en voldoening uit het afwerken van dossiers;
Ervaring als administratieve medewerker op een advocaten- of notariskantoor, een overheidsdienst of binnen een bedrijfsadministratie is niet vereist, maar wel een pluspunt.
Aanbod We beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur (deeltijds minimaal 80% is bespreekbaar). Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad
5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunstig tarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels, ..