Gestor De Control Documentario

Position: GESTOR DE CONTROL DOCUMENTARIO
Somos una compañía internacional formada por más de 65.000 empleados y presente en más de 40 países de los cinco continentes. Líderes en innovación y desarrollo tecnológico, buscamos expertos en impulsar el desarrollo sostenible y encontrar soluciones a los mayores retos mundiales, como el calentamiento global, la superpoblación y la escasez hídrica.

Descripción del puesto

Misión:

Colaborar y apoyar en los proyectos llevados a cabo por su unidad de negocio/departamento, de acuerdo a las directrices dadas por su responsable, a fin de mejorar con su trabajo tanto los procesos de toma de decisión como los de ejecución del proyecto.

Son responsables de asegurar que la documentación de los proyectos se procese en cumplimiento con las normas y los procedimientos. Desarrollan sistemas de control documental y procedimientos según sea necesario.

Requisitos del candidato

OBJETIVO DEL PUESTO

Garantizar la trazabilidad, seguridad, accesibilidad, el cumplimiento normativo y respuesta oportuna ante requerimientos contractuales, regulatorios, técnicos y de auditoría de toda la documentación corporativa y de los proyectos.

REQUISITOS

Formación Académica:

* Bachiller y/o Titulado en Administración, Ingeniería Industrial o afines.

* Preferible:
Ingles C1

Experiencia:

* Mínimo 05 años de experiencia en gestión documental en proyectos de construcción de infraestructura aeroportuaria, edificaciones de altura, o a fines.

* Conocimiento detallado de sistemas EDMS (específicamente, SharePoint, otros).

* Con conocimiento de documentación técnica (especificaciones, planos, análisis de diseño, manuales de calidad, software, normas externas, protocolos de validación, procedimientos departamentales e instrucciones de trabajo, etc.).

* Conocimiento avanzado de sistemas de gestión documental

Ubicación:

* Disponibilidad para radicar y trabajar en la ciudad de Cusco por la duración del proyecto.

FUNCIONES PRINCIPALES

* Implementar políticas y procedimientos de gestión documental a partir de un primer informe de diagnóstico del estado de la gestión documentaria en la empresa.

* Establecer protocolos de seguridad para el acceso, almacenamiento, respaldo, mantenimiento, reproducción, protección y eliminación de los documentos. Mantener a la Gerencia de Proyectos actualizada sobre el avance en la implementación de estos protocolos.

* Desarrollar herramientas de control documental, instrucciones de trabajo, plantillas estandarizadas, formularios y listas de verificación (Checklist) para cada tipo de documento contractual que se ejecuten en función del EDMS aplicable.

* Coordinar la digitalización, clasificación, indexación y archivo físico/digital de documentos.

* Desarrollar y mantener el sistema y los procedimientos de numeración de documentos y nomenclatura de archivos.

* Establecer un marco para la identificación, recopilación, distribución y archivo de los documentos controlados. Esto implica el mantenimiento de los procedimientos de control de documentos y el desarrollo de herramientas de control, instrucciones de trabajo y plantillas.

* Mantener sistemas de auditoría, monitoreo y control de cambios para garantizar la integridad, calidad, transparencia y control de versiones de los documentos. Los sistemas deberán traducirse en informes de reporte del sistema de control documentario.

* Garantizar el cumplimiento de normativas legales (normativa peruana de protección de datos personales, Ley de Transparencia, normativa sectorial de energía/infraestructura, entre otros).

* Establecer protocolos de seguridad multinivel para el acceso, almacenamiento, respaldo (backup), mantenimiento, reproducción, protección y eliminación segura de documentos confidenciales, sensibles y clasificados.

* Mantener actualizado el registro de documentos obligatorios por proyecto (contratos, adendas, garantías, pólizas de seguros, permisos, licencias, EIA, CIRA, servidumbres, actas de entrega, informes de avance, cronogramas, etc.).

* Garantizar la disponibilidad inmediata de documentación ante inspecciones, fiscalizaciones, auditorías regulatorias y procesos de solución de controversias (arbitrajes) y/o ante cualquier solicitud de la Gerencia de Proyectos.

* Colaborar…