Coordonnateur administratif​/coordonnatrice administrative

Notre mission: vous aider à retrouver le bonheur d'être sur votre X professionnel !

Association de la fibromyalgie - Région Montérégie

Type d'offre

Emploi

Titre d'emploi

Coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative

Mots clés

Coordonnatrice

Poste(s) à combler

Postuler avant

Période d'entrevues

3mar
2026 au 31mar
2026

Relevant de la directrice générale, coordonnatrice a la responsabilité de l’accueil des membres, de répondre aux demandes d’informations et d’offrir tout le soutien administratif à la directrice générale ainsi qu’à l’intervenante responsable des services aux membres. Elle sera en charge des réseaux sociaux ainsi que la planification et l’organisation des tous les événements, conférences et autres activités offerts aux membres.

Responsabilités:

• Recevoir les appels et effectuer les suivis téléphoniques;
• Gérer la boîte courriel générale de l’organisme et répondre aux demandes de renseignements;
• Effectuer les envois postaux;
• Procéder aux paiements des factures (loyer, fournisseurs, etc.);
• Effectuer la gestion des paiements (activités et fournisseurs);
• Gérer la petite caisse;
• Traiter les demandes de remboursement (Notes de frais) dans Accès D en s’assurant de faire un contrôle qualitatif;
• Effectuer les dépôts légaux;
• Enregistrer les données au registre des entreprises;
• Gérer le matériel et les fournitures de bureau;
• Fournir le soutien administratif à la directrice générale et à l’intervenante;
• Participer à divers comités de travail, réunions, consultations et événements au besoin.

• Assurer le traitement des adhésions et des renouvellements des membres;
• Créer les événements dans ViGlob;
• Gérer les inscriptions aux activités;
• Procéder à la réservation de salles et créer les liens Zoom;
• Offrir le soutien technique aux membres dans l'utilisation du site internet ou des vidéoconférences.

• Maintenir à jour le classement, l’archivage et l’élagage des dossiers administratifs et des archives de l’Association selon une procédure et un système prédéterminé;
• Assurer la gestion des documents comptables (production, conservation, classement);
• Assurer le maintien du centre de documentation (Achats de documentation à acquérir et enregistrements des acquisitions et des emprunts);
• Procéder à l’enregistrement des dépôts légaux.

• Alimentation du site avec les nouvelles Web;
• Compilation de statistiques;
• Gestion du CRM : validation des modules, enregistrement des événements.

• Préparer les infolettres et programmer les envois;
• Planifier et organiser les activités ou conférences offertes aux membres;
• Assurer la logistique de conférences, ateliers et autres événements;
• Rédiger le rapport d’activité annuel;
• Rechercher des conférenciers, des professeurs pour les activités, et des fournisseurs pour la programmation annuelle (3 sessions);
• Négocier et signer les ententes avec les conférenciers, professeurs et les fournisseurs;
• Promouvoir les activités et les événements à venir;
  • S’assurer de l’organisation des activités et événements;
  • Trouver des idées créatives pour améliorer les événements et attirer davantage de participants;
  • Élaborer et développer un plan de communication;
  • Développer divers projets visant à mieux faire connaitre la fibromyalgie et l’AFRM;
  • Rédiger des documents de communications publiques (communiqués, rapports, allocutions, etc.);
  • Produire ou coordonner la production de divers outils de communication conformément aux orientations de l’Association;
  • Agir à titre d’édimestre en mettant à jour l’intranet, le site Web et les médias sociaux de l’AFRM;
  • Concevoir des contenus pour les médias sociaux ainsi que pour les divers bulletins;
  • Assurer la gestion et la diffusion d'informations sur le site Internet et nos réseaux sociaux (Facebook, You Tube, etc.).
  • Soutenir le développement et mettre à jour la stratégie de contenu de la plateforme et des médias sociaux (Facebook, Linked In, Instagram);
  • Développer les réseaux sociaux de l’AFRM en faisant des publications et de la modération;
  • Développer des partenariats avec d’autres associations ou organismes afin d’offrir davantage à nos…