Adjointe ou adjoint administratif, transport entrant & sortant

VOUS AUREZ L’OCCASION DE :

Soutien administratif et exécutif

• Fournir un soutien administratif quotidien à deux directeurs (Transport entrant et Transport sortant) ainsi qu’au vice-président de la chaîne d’approvisionnement, selon les besoins.

• Gérer des calendriers complexes, notamment la planification des réunions, la coordination des disponibilités et l’organisation des ordres du jour.

• Préparer les documents de réunion, les présentations et les comptes rendus.

• Coordonner les déplacements professionnels et traiter les rapports de dépenses.

Présentations et communications

• Concevoir, mettre en forme et améliorer des présentations PowerPoint de haute qualité destinées aux réunions de direction.

• Rédiger, réviser et mettre en forme des rapports, de la correspondance et d’autres documents d’affaires.

• Assurer une communication claire et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.

Soutien financier et analytique

• Participer à la préparation et au suivi des budgets annuels d’exploitation (frais généraux/OPEX).

• Contribuer aux prévisions mensuelles et à l’analyse des écarts.

• Maintenir une documentation financière précise et veiller à l’imputation adéquate des coûts.

• Compiler des rapports et des tableaux de bord afin de soutenir la prise de décision.

Soutien opérationnel et coordination

• Gérer les demandes d’achat et assurer le suivi des processus d’approvisionnement.

• Maintenir un système de classement organisé (numérique et papier) pour faciliter la récupération de l’information.

• Traiter les informations confidentielles avec discrétion.

• Filtrer et prioriser les communications (courriels, appels téléphoniques) destinées à la direction.

Soutien interfonctionnel

• Offrir un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement au besoin.

• Coordonner la logistique des réunions (réservation de salles, matériel, équipement).

• Gérer les demandes au centre de services, la distribution du courrier et la coordination générale du bureau.

• Assurer le suivi des disponibilités de l’équipe (vacances, absences).

Intégration des employés et soutien à l’équipe

• Soutenir l’intégration des nouveaux employés (demandes d’accès, coordination de l’équipement, matériel d’accueil et d’intégration).

• Agir comme personne-ressource pour les processus administratifs et les demandes liées à l’équipe.

• Participer aux réunions de l’équipe administrative afin de partager les meilleures pratiques et d’améliorer les processus.

VOUS VOUS ÉPANOUIREZ DANS CE RÔLE SI VOUS AVEZ LES COMPÉTENCES ET QUALITÉS SUIVANTES :

• Excellente maîtrise de Microsoft PowerPoint (niveau avancé) et de la suite Microsoft Office.

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.

• Solides aptitudes en communication écrite et verbale.

• Bonne communication en français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  * L’anglais est requis car la personne devra lire de la documentation technique et réglementaire non disponible en français ainsi que communiquer avec des fournisseurs à l'international.

• Compréhension de base des budgets, des prévisions financières et du suivi des dépenses.

• Capacité à travailler avec des données financières et à identifier et expliquer les écarts.

• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.

• Capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité.

• Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et attitude proactive.

• Esprit de collaboration et capacité d’adaptation pour soutenir plusieurs gestionnaires.

Expérience privilégiée

• Expérience de soutien auprès de cadres supérieurs (directeurs et vice-présidents).

• Expérience dans les domaines de la chaîne d’approvisionnement, du transport ou des opérations.

• Connaissance des outils financiers, des systèmes de production de rapports ou des plateformes ERP.

LE POUVOIR DE LA DIVERSITÉ

BRP s’engage à favoriser une culture qui invite, connecte et propulse les ambitions des employés de tous les horizons et de toutes les croyances et expériences. En fin de compte, la diversité et le caractère unique de nos employés stimulent notre ingéniosité et nous donnent une longueur d'avance pour l'avenir.

Pour cette raison, nous…