Adjoint administratif

Location: Saint-Lambert

Adjoint(e) administrative – Gestion de patrimoine et services financiers
Lieu :
Saint-Lambert, Québec
Expérience requise :
Minimum 2 ans dans le domaine des services financiers
À propos du poste  Nous sommes à la recherche d’un(e)  adjoint(e) administrative expérimentée dans le domaine des services financiers  pour se joindre à notre cabinet situé à Saint-Lambert.
Notre pratique est principalement axée sur la  gestion de patrimoine, les placements,  ainsi que sur les besoins en  assurance de personnes  de notre clientèle.
Nous recherchons une personne organisée, autonome, professionnelle et surtout  très à l’aise dans les communications avec les clients, autant par téléphone que par courriel .
Ce poste combine l'administration des dossiers financiers, le service à la clientèle et la gestion proactive de l'agenda du conseiller. La personne recherchée doit aimer parler aux gens et être à l'aise de prendre l'initiative d'appeler des clients et des clients potentiels.
Principales responsabilités   Gestion des dossiers et soutien au conseiller
Préparer et assurer le suivi des dossiers clients;
Effectuer les suivis administratifs liés aux comptes de placement;
Préparer la documentation nécessaire aux rencontres et aux transactions;
Effectuer le suivi des transferts de placements entre institutions financières;
Assurer le suivi des ouvertures de comptes, cotisations, retraits et autres demandes administratives;
Effectuer les suivis auprès des compagnies de fonds, institutions financières et fournisseurs;
Participer à la préparation et au suivi des dossiers d’assurance;
Gérer les documents, signatures électroniques et dossiers clients;
Maintenir les dossiers clients à jour;
Participer à l’amélioration et à l’automatisation de nos processus administratifs.
Gestion de l'agenda et communications clients  Une partie importante du poste sera consacrée à la  gestion proactive de l'agenda du conseiller .
La personne sera notamment appelée à :
Gérer et optimiser l'agenda du conseiller;
Communiquer avec les clients afin de planifier leurs rencontres de suivi;
Effectuer des rappels et des suivis téléphoniques;
Recontacter les clients lorsqu'une action ou une rencontre est nécessaire;
Coordonner les rendez-vous et assurer les confirmations;
Maintenir un calendrier de suivis afin que les clients soient contactés au bon moment.
Prise de rendez-vous avec de nouveaux clients  La personne devra également être  très à l'aise au téléphone avec de nouvelles personnes .
Elle sera appelée à :
Communiquer avec des clients potentiels et des références;
Effectuer des appels de suivi auprès de prospects ayant démontré un intérêt pour nos services;
Présenter brièvement et professionnellement notre cabinet et notre approche;
Poser quelques questions afin de comprendre les besoins du client potentiel;
Planifier une première rencontre avec le conseiller;
Effectuer les relances nécessaires lorsqu'un prospect n'a pas encore pris rendez-vous.
Nous ne recherchons pas une approche de centre d'appels ou de vente sous pression.  Nous cherchons plutôt quelqu'un qui possède une excellente approche relationnelle, qui est capable de créer rapidement un lien de confiance et qui est à l'aise de prendre le téléphone pour générer des rendez-vous.
Profil recherché   Minimum de  2 années d'expérience dans les services financiers , idéalement en gestion de patrimoine, placements, fonds communs, valeurs mobilières, services bancaires ou assurance;
Excellentes aptitudes de communication au téléphone;
Être naturellement à l'aise pour appeler des clients et de nouveaux clients;
Avoir une personnalité professionnelle, chaleureuse et dynamique;
Être capable de prendre l'initiative plutôt que d'attendre qu'on lui indique chaque suivi à effectuer;
Bonne compréhension des différents…