Coordonnateur; trice) d'événements sur site

Coordonnateur(trice) d'événements sur site
Contrat – Saison événementielle T1

Depuis plus de trois décennies, Techo-Bloc redéfinit l'aménagement extérieur. Tout a commencé avec une question posée par une famille : « Pourquoi la créativité devrait-elle se limiter à quelques styles de pavés? » Depuis, l'entreprise familiale est devenue un chef de file nord-américain de la conception et de la fabrication de produits d'aménagement paysager, avec plus de 36 brevets à son actif.

Aujourd'hui, nos 850+ employé(e) s, nos 9 usines de production, nos 800+ détaillants et nos 14 000 Techo-Pros certifiés façonnent des résidences et des espaces publics partout sur le continent. Nous sommes fiers d'être reconnus parmi les sociétés les mieux gérées au Canada. Si vous êtes ambitieux(se), aimez les défis et sortez un peu du moule, vous vous sentirez ici chez vous.

Notre équipe de planification prépare chaque événement des mois à l’avance. Vous êtes la personne qui lui donne vie sur le terrain.

À titre de Coordonnateur(trice) d'événements sur place, vous dirigez sur le terrain les tournées promotionnelles, les événements de fidélisation et les salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Du montage au démontage, l'installation, le déroulement, l'équipe et l'expérience des invité(e) s sont sous votre responsabilité. Vous ne regardez pas l'action de loin : vous montrez l'exemple, aux côtés de votre équipe.

Quand un imprévu survient, vous le réglez avant que quiconque s'en aperçoive.

Vos responsabilités

Préparation des événements : Réviser chaque BEO à l'avance, valider chaque élément avec ce qui a été confirmé et signaler les écarts avant d'arriver sur place

Montage et démontage :
Diriger l'installation du mobilier, de la signalisation, de l'audiovisuel et des éléments de marque en y participant activement, puis veiller à ce que tout soit emballé et comptabilisé à la fin

Votre équipe sur place :  Informer l'équipe, attribuer les rôles et rester sur le terrain toute la journée en prêtant main-forte là où c'est nécessaire

L'expérience des invité(e) s : Gérer l'inscription, accueillir les invité(e) s, prendre en charge les arrivées non inscrites et donner un ton chaleureux et professionnel dès le premier bonjour

Service alimentaire :
Coordonner avec le traiteur pour que le service et l'horaire soient impeccables

Relations avec les lieux et les partenaires : Être la personne-ressource du personnel des lieux, des fournisseurs, des représentant(e) s Techo-Bloc et des partenaires, et vous assurer que chacun a ce dont il a besoin

Résolution de problèmes en temps réel :
Respecter l'horaire du programme et régler les imprévus avant qu'ils n'atteignent les invité(e) s

Suivi post-événement :
Faire un compte rendu à l'équipe de planification et vérifier les factures finales par rapport au BEO, en signalant tout écart ou dépassement

À quoi ressemble une journée

Aucune journée d’événement ne se ressemble. Votre journée pourrait notamment comprendre :

Arriver avant le lever du soleil pour diriger l’installation et vous assurer que tout est prêt avant l’ouverture des portes.

Faire une tournée du site avec l’équipe, repérer un problème de dernière minute et trouver une solution avant l’arrivée des invités.

Accueillir les invités à leur arrivée et donner le ton à l’expérience.

Coordonner le lieu, l’équipe de traiteur et les fournisseurs tout en gardant votre équipe alignée sur le déroulement prévu.

Prendre une décision rapidement lorsqu’un imprévu survient et maintenir l’événement sur la bonne voie.

Diriger le démontage après le départ du dernier invité et vous assurer que chaque élément est comptabilisé avant de quitter les lieux.

Envoyer un court compte rendu à l’équipe de planification pendant que les détails sont encore…