Coordonnateur; trice de services communs

Coordonnateur(trice) de services communs

Coordonnateur(trice) de services communs

Sous la supervision générale du consul (gestion et affaires consulaires), le coordonnateur des services communs assure la coordination et fournit des services administratifs au sein de l’équipe des services communs (services généraux). Ses fonctions comprend, sans s’y limiter :

• la coordination des services liés à la réinstallation du personnel basé au Canada et aux paiements effectués en vertu des Directives du service extérieur (Conseil national mixte de la fonction publique du Canada) ;
• la coordination des services de sécurité et de gestion des urgences, y compris la gestion des fournitures d’urgence de la mission, la rédaction et la mise à jour de la documentation, ainsi que la coordination des événements connexes ;
• la gestion du site SharePoint (intranet) partagé de la mission ;
• la prestation de services logistiques pour les événements de la mission, y compris à la résidence du consul général ;
• l’approvisionnement et le suivi de certains types de matériel, y compris la vaisselle de cérémonie ;
• Traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil, ainsi que d’autres demandes, factures et paiements;
• Rédaction de communications et d’autres courriers, et réponse aux demandes des clients; et
• Appui aux fonctions liées aux ressources humaines et au courrier diplomatique.

Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

• Un diplôme d'associé, un diplôme d'études collégiales ou un diplôme professionnel délivré par un établissement d'enseignement supérieur légalement reconnu en administration, ou une combinaison équivalente d'études, de formation et/ou d'expérience*.

Notez :
Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais

• Au moins deux ans d’expérience à temps plein dans la prestation de services de soutien administratif dans un environnement gouvernemental, d’entreprise ou de bureau, y compris la gestion d’agenda, la gestion de l’information, la rédaction de correspondance et la réponse aux demandes de renseignements des clients ou du public ;
• Expérience dans la coordination de processus et d’opérations administratives, tels que le traitement des demandes, des factures et des paiements, le suivi des budgets et/ou le soutien à des réunions, conférences et autres événements.

• Microsoft Office 365, y compris SharePoint, ainsi que les procédures et pratiques administratives et de bureau courantes, telles que la gestion de l'information, l'organisation de réunions, les règles de courtoisie en matière de courriels et de communications téléphoniques, et la gestion de projets.
• Réflexion approfondie
• Organisation et coordination
• Souci de la qualité et du détail
• Initiative et Orientation vers l’action
• Communication écrite
• Travailler avec les autres et leadership horizontal

• Capacité à communiquer efficacement en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place, soit 37.5 heures par semaine.
• Lieu de travail : Le travail s’effectue sur site avec une flexibilité limitée pour le télétravail hybride. Le télétravail hybride est susceptible d’être modifié en fonction des directives internes.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et…