Management Assistent CIO & Directeur MIT

Wat ga je doen?

Als Managementassistente ben je de rechterhand van de CIO / Directeur MIT. Je vervult een centrale rol in de ondersteuning van het management en draagt zorg voor structuur, overzicht en continuïteit binnen een dynamische en politiek‑bestuurlijke omgeving. Je ontzorgt de CIO/directeur MIT door zelfstandig zaken af te handelen, processen te coördineren en proactief te signaleren waar bijsturing of voorbereiding nodig is.

Je fungeert als organisatorische spil en eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Daarbij weet je wat er speelt binnen de organisatie en ben je in staat om vertrouwelijke en gevoelige informatie zorgvuldig te behandelen. Je zorgt voor een efficiënte inrichting en uitvoering van administratief‑secretariële werkprocessen. Jouw verantwoordelijkheden:
In deze functie draag je zorg voor de coördinatie en afstemming van de secretariële en administratieve werkzaamheden binnen het organisatieonderdeel. Je bewaakt de kwaliteit en consistentie van werkprocessen, stuurt waar nodig secretariaatsmedewerkers functioneel aan en ziet toe op de juiste toepassing van procedures en werkwijzen. Je signaleert knelpunten in processen en neemt initiatief tot verbeteringen. Je ondersteunt de CIO/Directeur MIT op tactisch en beleidsmatig niveau.

Je bereidt managementvergaderingen, stuurgroepen en werk‑ en projectgroepen inhoudelijk en organisatorisch voor, initieert onderwerpen voor besluitvorming en stelt discussienota’s, standpunten en visies op. Je ontwikkelt voorstellen ten behoeve van algemeen en beheersmatig beleid en richt administratieve procedures, projectadministraties en archieven in. Op administratief‑secretarieel vlak fungeer je als eerste aanspreekpunt en intermediair voor in‑ en externe relaties. Je beheert een complexe agenda, prioriteert afspraken en schermt waar nodig af.

Je handelt correspondentie, post en informatieverzoeken zelfstandig af, verzamelt en bewerkt managementinformatie en verzorgt de redactie van documenten, rapportages en presentaties. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de voortgang van actie‑ en besluitenlijsten en ziet toe op tijdige opvolging van afspraken. Tot slot draag je zorg voor de organisatie en administratief‑organisatorische ondersteuning van bijeenkomsten, congressen en symposia.

Je rapporteert aan de CIO/Directeur MIT. Met ca 330 collega’s van het servicebedrijf MIT (Medische Instrumentatie en Informatie Technologie) werken we iedere dag met heel ons hart aan het up en running houden van een vrijwel volledig digitaal UMC met state‑of‑the‑art medische technologie. We zijn betrokken bij innovatieve projecten op het vlak van zorgtechnologie en zorgen voor de implementatie hiervan. Hiermee dragen wij ons steentje bij aan het continu verbeteren van de zorg.

Met ruim 8.800 medewerkers is MUMC+ één van de grootste werkgevers in de regio. Het Maastricht UMC+ biedt een uitdagende en innovatieve werkomgeving waarin topzorg samengaat met warmte en aandacht voor het individu, en waarin persoonlijke en professionele groei en ontwikkeling een vanzelfsprekendheid zijn.

• Afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau
• Ruime werkervaring als secretaresse waarvan enkele jaren werkervaring als bestuurs-/directiesecretaresse.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal goed, zowel in woord als geschrift.
• Daarbij heb je kennis en ervaring met MS Office, MS Teams + Sharepoint
• Je bent planmatig, goed in structuur aanbrengen en werkt zelfstandig
• Je hebt een goede sociale antenne en inlevingsvermogen
• Je bent integer en gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan
• Je bent in staat om op alle niveaus te communiceren en te presteren binnen de dynamiek en hectiek waar een directie mee te maken heeft.

Voldoe jij aan deze functie‑eisen?
Dan gaan wij voor jou!

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.430,- en maximaal € 4.562,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Het betreft…