Managementassistent - Academische Werkplaats Huisartsenzorg Zuidoost-Nederland

Welkom bij de Universiteit Maastricht! Draag bij aan de toekomst van de huisartsenzorg! Als managementassistent ben jij de onmisbare organisatorische kracht achter ons regionale samenwerkingsverband.

Ons doel: De Academische Werkplaats Huisartsenzorg Horizon bestaat uit negen partners:
Universiteit Maastricht, Hogeschool Zuyd, Stichting Mens Achter de Patiënt en zes regionale huisartsenorganisaties (RHO) in Zuidoost‑Nederland. Het doel is om nieuwe kennis te ontwikkelen en deze kennis ook echt te gebruiken in de praktijk. Dit doen we door goed samen te werken met huisartsen, patiënten, onderzoekers en docenten. De Academische Werkplaats, Horizon, krijgt veel ideeën, vragen en projecten binnen. Daarom is het belangrijk om georganiseerd en planmatig te werken.

Als managementassistent ondersteun jij het team van Horizon hierbij. Dit team bestaat uit verschillende professionals, zoals huisartsen, onderzoekers en specialisten op het gebied van data en digitale hulpmiddelen. Samen werken zij aan betere zorg in de eerste lijn. Het vaste team bestaat onder andere uit de vakgroepvoorzitter, projectmanager, communicatieadviseur, onderzoeker en dataspecialisten. Daarnaast zijn er andere collega’s die parttime meewerken. We merken dat er extra ondersteuning nodig is.

Daarom zoeken we een projectleider en een managementassistent om het team te versterken.

Jouw collega’s: Het team werkt vanuit twee locaties:
Maastricht en Eindhoven. Je werkt bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van de Universiteit Maastricht. Je werkt voor het managementteam van de Academische Werkplaats Horizon en krijgt begeleiding van de coördinator bedrijfsvoering en de projectmanager. De vakgroepvoorzitter is de (hiërarchisch) leidinggevende.

Wat jij doet:

Als managementassistent ondersteun je bij dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt dat agenda’s kloppen, vergaderingen goed verlopen en documenten op orde zijn. Daarnaast vind je het leuk om met digitale hulpmiddelen te werken. Je denkt mee over hoe we taken slimmer en makkelijker kunnen doen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van eenvoudige digitale tools.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van agenda’s, bewaken van voortgang en zelfstandig opvolgen van afspraken
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Bijhouden van actiepunten en kleine taken zelf afhandelen
• Het bijhouden van mailboxen en verwerken van binnenkomende verzoeken
• Ordenen van e-mails en documenten
• Meedenken over slimmer werken, door bijvoorbeeld het gebruik van digitale hulpmiddelen
• Herhalende taken overzichtelijk en efficiënter maken
• Contact onderhouden met interne en externe contacten, waarbij je de correspondentie verzorgt
• Organiseren van kleine en grote bijeenkomsten (zoals teamdagen en evenementen)

Kortom: een veelzijdige functie waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Jij zorgt voor structuur, overzicht en verbinding en levert zo een waardevolle bijdrage aan collega’s in de huisartsenzorg.

Als managementassistent(e) vind je het leuk om anderen te ondersteunen en mee te denken hoe werk slimmer georganiseerd kan worden. Je hebt:

• Minimaal een MBO‑4 opleiding met secretariële, juridische, management of bedrijfskundige achtergrond.
• Ervaring met MS‑Office, zoals Word, Outlook en Excel.
• Ervaring met document- en archiefsystemen, zoals Corsa en iBabs.
• Interesse in digitale hulpmiddelen, ervaring met speciale software is niet nodig.
• Ervaring met werken in een omgeving waar je te maken hebt met flexibele agenda’s.

Daarnaast ben je:

• Nauwkeurig en goed georganiseerd.
• Hulpvaardig en servicegericht.
• Zelfstandig en neem je initiatief.
• Vriendelijk en professioneel in contact met anderen.
• Iemand die graag samenwerkt in een divers team.

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract voor 0,6‑1,0 fte, bij wederzijdse tevredenheid wordt het contract (in eerste instantie) verlengd tot 31‑12‑2027. De startdatum is 1 augustus 2026.
• De functie is ingeschaald in schaal 7 conform…