Office Manager Health Services Research

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Ben jij een organisatorisch talent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Krijg je energie van het verbinden van mensen, het stroomlijnen van processen en het ondersteunen van een organisatie die maatschappelijke impact maakt? Dan is dit jouw kans.

De vakgroep Health Services Research (HSR) onderzoekt hoe gezondheidszorg toegankelijker, doelmatiger en duurzamer kan worden georganiseerd. We ontwikkelen kennis die direct bijdraagt aan betere zorg voor mensen en samenleving. Dit doen we samen met zorgprofessionals, beleidsmakers, maatschappelijke organisaties en internationale partners.
Een sterke organisatie is daarbij onmisbaar. Daarom zoeken we een Office Manager die niet alleen ondersteunt, maar ook meedenkt, verbindt en bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van onze vakgroep.
Jouw collega’s:
Je komt terecht in een betrokken, professionele en internationale vakgroep waarin onderzoekers, docenten en ondersteunende collega's intensief samenwerken. Binnen HSR heerst een open cultuur waarin ruimte is voor initiatief, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling.

Je werkt nauw samen met de vakgroepvoorzitter, het managementteam en de managementassistenten. Daarnaast onderhoud je contacten met collega's binnen FHML, de ondersteunende diensten van Maastricht University en diverse externe partners. Dankzij jouw verbindende rol verlopen processen soepel en weten collega's elkaar gemakkelijk te vinden.

Als Office Manager ben je de verbindende schakel binnen de vakgroep. Je ondersteunt de vakgroepvoorzitter en het managementteam bij de dagelijkse aansturing én de verdere ontwikkeling van de organisatie. Je overziet processen, bewaakt de voortgang en signaleert kansen om de samenwerking en dienstverlening verder te verbeteren.
Je bent meer dan een organisator. Je bent een sparringpartner die vooruitdenkt, prioriteiten bewaakt en zorgt voor samenhang tussen mensen, processen en besluitvorming. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit, analytisch vermogen en proactieve houding kunnen bestuurders en collega's zich richten op wat echt belangrijk is: excellent onderwijs, toonaangevend onderzoek en maatschappelijke impact.
In deze veelzijdige functie:

• coördineer en professionaliseer je de werkzaamheden van het secretariaat en stimuleer je een efficiënte samenwerking;
• ondersteun je de vakgroepvoorzitter en het managementteam bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van strategische en organisatorische vraagstukken;
• bewaak je de voortgang van acties, besluiten en projecten en zorg je voor een goede opvolging;
• bereid je managementoverleggen, beleidsdagen en andere bijeenkomsten inhoudelijk voor en verzorg je de verslaglegging;
• stel je managementinformatie, rapportages en analyses op ter ondersteuning van besluitvorming;
• fungeer je als centraal aanspreekpunt voor HR-, financiële en organisatorische processen binnen de vakgroep;
• onderhoud je contacten met interne en externe stakeholders en verbind je verschillende belangen;
• signaleer je knelpunten, initieer je verbeteringen en draag je actief bij aan de verdere professionalisering van de vakgroep.

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare coördinerende of managementondersteunende functie, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
• Je bent organisatorisch sterk en weet overzicht te houden, ook wanneer verschillende belangen en prioriteiten samenkomen.
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en ziet kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten.
• Je bent organisatiesensitief en beweegt je gemakkelijk binnen een bestuurlijke en academische omgeving.
• Je communiceert helder en professioneel met uiteenlopende doelgroepen.
• Je bent analytisch, nauwkeurig en kunt zelfstandig werken.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Microsoft 365 en andere digitale samenwerkingsomgevingen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend (C1) en de Engelse taal goed (B2).