Administrative and Governance Officer

Role Overview

Reporting to the Chief Operating Officer, the inaugural Administrative and Governance Officer will work alongside the founding team and board of directors as the organizational infrastructure, governance processes, and programming are established.

• Build board packages and agendas in collaboration with the executive team and the Chair of the Board.
• Secure venues and act as the on‑site point of contact for in‑person meetings across Canada.
• Schedule and coordinate in‑person board meetings in various cities across Canada.
• Support and coordinate travel arrangements for board members to attend meetings.
• Act as board secretariat at board meetings, recording accurate and timely meeting minutes and action items.
• Track action items from board meetings.
• Support work of multiple board sub‑committees.
• Organize and coordinate in‑person and virtual sub‑committee meetings as required.
• Provide administrative support to the executive team in scheduling meetings and coordinating calendars.
• Liaise with external stakeholders to coordinate meetings with the executive team as required.
• Provide general administrative and operational support to executive and operations staff as required.

• High level of professionalism when working with diverse stakeholders.
• Excellent business writing skills.
• Demonstrated ability to manage multiple competing priorities.
• Strong attention to detail.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Proven ability to work collaboratively across a range of stakeholders.
• Excitement about building something from scratch.
• Highly collaborative professional who thrives in a fast‑paced setting.
• Self‑starter comfortable working remotely within a team.
• Ability to work across time zones as required.
• Ability to travel across Canada as required.
• Five years of experience in a related role.
• Bilingual in French and English.
• University degree.

• Créer les ordres du jour et la documentation pour le conseil d'administration en collaboration avec l’équipe de direction et la présidence du conseil.
• Réserver les lieux de réunions et être le point de contact pour les réunions en personne à travers le Canada.
• Planifier et coordonner les réunions en personne du conseil d’administration dans diverses villes à travers le Canada.
• Soutenir et coordonner les préparatifs de voyage pour que les membres du conseil d’administration participent aux réunions.
• Agir à titre de secrétaire lors des réunions, rédigeant les procès‑verbaux et les mesures à prendre de façon précise et en temps opportun.
• Faire le suivi des mesures à prendre des réunions.
• Soutenir le travail des nombreux sous‑comités du conseil d’administration.
• Organiser et coordonner les réunions en personne et virtuelles des sous‑comités au besoin.
• Fournir du soutien administratif à l’équipe de direction pour la planification de réunions et la coordination des horaires.
• Faire le lien avec les parties prenantes externes afin de coordonner des réunions avec l’équipe de direction au besoin.
• Fournir du soutien administratif et opérationnel général à l’équipe de direction et opérationnelle au besoin.

• Haut degré de professionnalisme lors du travail avec diverses parties prenantes.
• Excellentes compétences en rédaction commerciale.
• Capacité avérée à gérer de multiples priorités concurrentes.
• Grande attention aux détails.
• Fortes compétences interpersonnelles, y compris d’excellentes compétences en communication.
• Capacité avérée à travailler en collaboration avec une gamme de parties prenantes.
• Enthousiaste à l’occasion de construire du neuf.
• Professionnel très collaboratif qui s’épanouit dans un milieu où le travail se déroule rapidement.
• Faire preuve d’innovation et être à l’aise avec le travail à distance au sein d’une équipe.
• Capacité à travailler dans divers fuseaux horaires au besoin.
• Capacité de voyager au Canada au besoin.
• 5 ans d’expérience dans un rôle pertinent.
• Bilinguisme (français/anglais).
• Un diplôme universitaire.