Administrador de la oficina

ATZ Manufacturing es una empresa familiar de fabricación que comenzó en 2008. Nuestra línea de productos comenzó con la Trackchair y ha crecido para incluir otros productos de orugas/movilidad, así como otros trabajos de fabricación personalizados realizados para clientes. Nos enorgullece ofrecer el mejor servicio individual a nuestros clientes. Contamos con equipos de primera categoría y equipos de primera para corte láser, freno de prensa informatizado, recubrimiento en polvo, arenado/Wheel-a-brator, soldadura robótica, doblado de tubos, mecanizado, cizallado, laminado, diseño personalizado (Solid Works).

El Administrador de la Oficina es responsable de organizar y coordinar las operaciones y procedimientos de la oficina para garantizar la eficacia y eficiencia organizativa.

• Contesta y dirige llamadas, correos electrónicos y otra correspondencia.
• Saluda y asiste a visitantes y clientes de manera profesional y amable.
• Responde a las consultas de los clientes y proporciona información general sobre la empresa.
• Realizar tareas administrativas como archivo, mecanografía, copia, encuadernación, escaneo, etc.
• Mantener y actualizar las bases de datos, registros y sistemas de archivo de la empresa.
• Preparar y distribuir documentos, incluyendo correspondencia, informes, borradores, memorandos y correos electrónicos según sea necesario.
• Abrir, ordenar y distribuir la correspondencia entrante.
• Prepara y realiza los depósitos bancarios.
• Introducción de datos en el sistema ERP (E2) y otros softwares.
• Procesa facturación, recibos en efectivo, notas de crédito, reclamaciones de garantía y otros recibos relacionados con la oficina.
• Investiga y compra materiales y herramientas según lo solicite I&D o según sea necesario.
• Crea órdenes de compra de hardware, asegurando la entrega puntual de materiales y productos.
• Monitoriza el rendimiento de los proveedores de hardware y resuelve problemas relacionados con la calidad, la entrega o la facturación.
• Mantén el inventario de material de oficina y realiza pedidos según sea necesario.
• Mantener el equipo de oficina y coordinar las reparaciones o reemplazos según sea necesario.
• Asegúrate de que la oficina esté limpia, organizada y sea propicia para un entorno laboral productivo.
• Colaborar con la planificación y coordinación de eventos, reuniones y conferencias de oficina.
• Organiza el catering, alojamiento y otra logística para los eventos.
• Preparar y procesar los envíos salientes, incluyendo etiquetado, embalaje y documentación según sea necesario.
• Programar y coordinar recogidas y entregas con los transportistas.
• Mantén registros precisos de los envíos, incluyendo información de seguimiento y costes de envío.
• Asegura el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con el envío.
• Comunícate con transportistas, proveedores y clientes para resolver problemas y consultas sobre los envíos.
• Identifica oportunidades para mejorar los procesos de envío y reducir costes.
• Implementa las mejores prácticas para el embalaje, envío, procesamiento y documentación de los envíos.
• Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP).
• Otras tareas asignadas.

• Domina Microsoft Office Suite, el sistema ERP (E2), Quick Books y otros softwares.
• Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y administrativos como el archivo y la conservación de registros.
• Diploma de secundaria o equivalente; Título universitario (preferido).
• Principios básicos de contabilidad.

• Habilidades de comunicación – escritas y verbales.
• Sólidas habilidades organizativas y de planificación.
• Gestión del tiempo.
• Evaluación y resolución de problemas.
• Recogida y seguimiento de la información.
• Atención al detalle y precisión.
• Flexibilidad.
• Adaptabilidad.
• Orientación al servicio al cliente.
• Trabajo en equipo.
• Automotivado.
• Habilidades de mecanografía.
• Capacidad para realizar varias tareas a la vez.