Executive & Personal Assistant

Cantieri Commerciali S.r.l. società operativa del Gruppo Immobiliar Europea, attiva nel settore dell'edilizia con un focus particolare su interventi in ambito commerciale, ricerca un/una Executive Assistant per il supporto diretto al CEO e, in parte, al team di struttura. Il ruolo richiede riservatezza assoluta, capacità di gestire priorità in continuo cambiamento e autonomia decisionale su questioni organizzative.
Principali responsabilità   Gestione completa dell'agenda professionale e personale del CEO: appuntamenti, call, riunioni interne ed esterne, con gestione delle priorità e delle sovrapposizioni
Organizzazione end-to-end delle trasferte del CEO e dei colleghi della struttura: voli, hotel, transfer, visti, note spese e riconciliazione costi
Gestione del parco auto: contratti di noleggio e leasing, scadenze assicurative e di bollo, revisioni e tagliandi, manutenzioni, sinistri, multe, assegnazione veicoli e rapporti con fornitori
Organizzazione di pranzi, cene e meeting: prenotazioni, sale riunioni, catering, accoglienza ospiti
Preparazione e gestione della documentazione per riunioni: agende, materiali, verbali, follow-up sulle azioni
Filtro e gestione di corrispondenza, telefonate e richieste in ingresso
Interfaccia con consulenti esterni, studi professionali, commercialisti, banche e assicurazioni
Gestione delle scadenze e dell'archivio documentale, incluse pratiche amministrative e fiscali riferite al CEO
Attività di segreteria generale e supporto operativo su richieste ad hoc, anche di natura personale
Supporto nella gestione di pratiche personali e organizzative, nel rispetto della massima riservatezza
Minimo 5 anni di esperienza come Assistente del CEO o di prima linea direzionale, preferibilmente in contesti strutturati o imprenditoriali
Inglese scritto e parlato almeno C1
Padronanza di Outlook, pacchetto Office e strumenti di calendar/travel management
Comprovata esperienza nella gestione di trasferte
Metodo e rigore nella gestione di scadenze e archivi documentali
Riservatezza, discrezione e affidabilità assolute
Ottime capacità organizzative, gestione dello stress e problem solving proattivo
Flessibilità oraria e disponibilità a reperibilità in caso di necessità
Presenza e forme professionali nei rapporti con interlocutori esterni di alto livello
Requisiti preferenziali   Esperienza in ambito immobiliare, costruzioni o finanza
Familiarità con contesti internazionali
Esperienza pregressa nella gestione di flotte aziendali
Ruolo centrale e ad ampia visibilità, a contatto diretto con la proprietà
Contesto imprenditoriale dinamico con progetti nazionali e internazionali

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