Office Operations Assistant

Position: Office Operations Assistant-L.68/99
IQVIA, società leader a livello globale nei servizi dedicati alle aziende del settore farmaceutico e biotecnologico, è alla ricerca, per conto dell’azienda  biofarmaceutica  svizzera  Idorsia,  di una figura di  Office Operations Assistant , appartenente alle  Categorie Protette , da inserire presso la sede di Milano con un contratto  Part Time di 25 ore .

La risorsa svolgerà un ruolo centrale nel garantire l’efficienza, l’organizzazione e il regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro. Questa posizione richiede una figura professionale proattiva e orientata al servizio, in grado di gestire i flussi di lavoro amministrativi, supportare diverse funzioni aziendali, coordinare i fornitori.

Il/la candidato/a ideale garantisce la continuità del servizio, migliora la comunicazione interna e contribuisce a creare un’atmosfera lavorativa produttiva.

RESPONSABILITA’:
Front Office e Reception

• Fungere da punto di contatto principale per l’ufficio, garantendo un ambiente accogliente e professionale;

• Accogliere e assistere visitatori, clienti e partner esterni, garantendo il rispetto dei protocolli di visita e delle procedure di sicurezza;

Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura

• Supervisionare le operazioni quotidiane dell’ufficio, assicurando che gli spazi di lavoro, le sale riunioni e le aree comuni siano organizzati e funzionali;

• Coordinare gli aspetti logistici quali l’allestimento delle sale, il catering, i badge e le registrazioni degli ospiti;

Amministrazione e gestione dei documenti

• Fornire assistenza alla direzione e ai team, compresa l’archiviazione della documentazione amministrativa;

• Supportare la preparazione, la classificazione e l’archiviazione di contratti, ordini di acquisto e documentazione aziendale;

Gestione dei fornitori

• Gestire i rinnovi contrattuali, i preventivi e la documentazione relativa agli appalti;

• Monitorare le voci di bilancio relative a forniture, manutenzione e servizi.

REQUISITI:

• Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99);

• Precedente esperienza in attività di office management;

• Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word);

• Conoscenza base della lingua inglese;

• La familiarità con strumenti digitali (sistemi CRM, sistemi di ticketing, piattaforme di gestione visitatori) costituisce titolo preferenziale;

• Ottime capacità organizzative e di multitasking;

• Buone capacità comunicative e di problem solving;

• Atteggiamento proattivo e spirito di squadra;

OFFRIAMO:
-CCNL:
Industria Chimica e Farmaceutica;
-Tipologia contrattuale:
Tempo determinato, Part Time di 25 ore, 12 mesi in somministrazione con IQVIA;
-Range retributivo o Retribuzione Annua Lorda: 17.500/20.000€ RAL.

Il pacchetto retributivo sarà definito in base all’esperienza, alle competenze e ai criteri di equità interna. La crescita professionale e gli adeguamenti retributivi sono basati su criteri trasparenti e oggettivi. Ci impegniamo a garantire pratiche retributive eque e inclusive, in linea con le normative sulla trasparenza salariale (Direttiva UE 2023/970).

Candidature SENZA i requisiti richiesti non saranno prese in piena considerazione. Si prega di inserire l'autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e autorizzazione alla cessione di tali dati alle aziende Clienti di IQVIA.

La ricerca è di carattere urgente ed è rivolta ad entrambi i sessi (L.903/77).