Office Assistant - Milano centro

Ruolo:  Office Assistant
Settore:  Società di Gestione del Risparmio (SGR) / Financial Services
Sede di lavoro:  Milano
Orario di lavoro:  Full-time, 10:00 – 19:00 (con 1 ora di pausa pranzo)
Offerta contrattuale:  tempo indeterminato, RAL fino a 32K, ticket giornalieri, welfare 3k annuali, assicurazione sanitaria integrativa + chech up sanitario annuale.

Descrizione del Ruolo:
La figura selezionata si occuperà della gestione dell'accoglienza, delle attività amministrative di supporto e del presidio della reception, garantendo uno standard elevato di professionalità e riservatezza.
La figura opererà in costante sinergia all'interno di un team di servizi generali composto da altre due risorse, assicurando la copertura ottimale delle attività nella fascia oraria di riferimento (con focus sul presidio pomeridiano fino alle 19:00).

Responsabilità e Attività Principali:

Front Desk & Accoglienza (in affiancamento alla risorsa di Reception)
Accoglienza e gestione di clientela, investitori, advisor e fornitori in conformità con i protocolli di sicurezza aziendali.
Presidio e gestione del centralino telefonico: smistamento chiamate e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (in italiano e inglese).
Gestione, pianificazione e preparazione delle sale riunioni per i meeting operativi e con la clientela (prenotazioni, allestimento, pranzi e coffee break).
Coordinamento per organizzazione meetings.
Amministrazione & Office Support
Gestione della posta in entrata e uscita (e relativa protocollazione), corrieri espressi e raccomandate.
Supporto alla prenotazione di viaggi, trasferte, voli e soggiorni per il team di gestione e la direzione.
Supporto operativo per la preparazione di presentazioni, stampe, rilegature, documentazione societaria o archiviazione di contratti e fatture passive d'ufficio nonché documenti per i CDA della società.
Monitoraggio degli ordini di cancelleria, materiale di consumo e forniture per le sale riunioni.
Redazione delle rendicontazione delle note spese e supporto nella richiesta dei rimborsi medici.
Coordinamento dei Servizi Generali
Collaborazione continua con i servizi generali per la supervisione dei manutentori esterni, servizi di pulizia, IT e fornitura degli impianti aziendali nonché della sicurezza sul lavoro.
Segnalazione e tracciamento tempestivo di eventuali anomalie o guasti logistici all'interno degli uffici.

Requisiti e Qualifiche:
Esperienza:  Gradita esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli analoghi (Receptionist, Office Assistant, Executive Assistant)
Lingue:  Conoscenza fluente della lingua inglese (sia parlata che scritta), indispensabile per l'interazione con controparti e investitori internazionali.
Competenze Informatiche:  Ottima padronanza del Pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e familiarità con sistemi di gestione sale riunioni/centralini VoIP.
Flessibilità oraria:  Effettiva disponibilità a coprire il turno 10:00 – 19:00.

Competenze Trasversali:
Elevata riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali.
Forte attitudine al lavoro di squadra e spiccata capacità di coordinamento con il team Operations e Facility.
Eccellenti doti relazionali, orientamento al servizio e capacità di gestione dello stress nei momenti di picco di lavoro.